Od 1. července 2009 vstoupil v účinnost zákon 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi, díky kterému začaly fungovat tzv. datové schránky – největší projekt eGovernmentu od spuštění Czech POINTů. K čemu je tato novinka, co přináší občanům a co znamená pro úřady?

Co to je datová schránka

Datová schránka je zjednodušeně řečeno elektronickou náhražkou schránky poštovní, která však slouží výlučně pro komunikaci mezi státní a veřejnou správou a právnickými osobami, respektive občany v ČR. Na rozdíl od e-mailu je však každá datová schránka prokazatelně spojena s konkrétní právnickou či fyzickou osobou a podléhá zákonem definovanému režimu doručování zásilek, tzv. datových zpráv. Dokument (datová zpráva), který je dodán do datové schránky, je doručen okamžikem přihlášení oprávněné osoby do této datové schránky. O uložení dokumentu do datové schránky může být oprávněná osoba informována prostřednictvím SMS či elektronické pošty. Obdobně jako u listovních zásilek i zde funguje fikce doručení: nepřihlásíte-li se do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To platí samozřejmě jak pro občany, tak i pro orgány veřejné moci. Datová schránka je ze zákona a bezplatně k 1. 7. 2009 zřízena automaticky všem právnickým osobám a orgánům veřejné moci. Fyzické osoby si o její bezplatné zřízení mohou požádat prostřednictvím Czech POINTu. Státní a veřejná správa je od 1. července povinna až na zákonné výjimky komunikovat se všemi majiteli datových schránek prostřednictvím těchto schránek. Podrobnější informace o využívání datových schránek naleznete na adrese www.datoveschranky.info.

Jak se s datovou schránkou pracuje

Ze všeho nejdřív je nezbytné datovou schránku aktivovat. Na aktivaci datové schránky máte 15 dnů ode dne, kdy obdržíte od MV ČR přihlašovací údaje. Datová schránka se aktivuje prvním přihlášením do systému prostřednictvím webového prohlížeče. Občané mohou aktivaci datové schránky provést také na libovolném Czech POINTu. Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek. Pokud oprávněná osoba zjistí hrozící nebezpečí zneužití datové schránky, uvědomí neprodleně ministerstvo a rovněž toho, kdo ji určil pověřenou osobou. Občané mohou nové přihlašovací údaje získat na počkání na libovolném Czech POINTu. Podrobnější informace o implementaci datových schránek pro kraje, malé obce, obce s rozšířenou působností, střední obce a územně členěná statutární města lze nalézt v metodických postupech dostupných na adrese www.datoveschranky.info/metodicke-postupy/. Prostřednictvím datových schránek nemusí komunikovat jen orgány veřejné moci, ale pro komunikaci s nimi je mohou využít i právnické osoby a občané. Musí však mít zřízenu datovou schránku a vlastnit platný elektronický podpis, který musí být připojen ke každé datové zprávě odesílané prostřednictvím datové schránky. Tyto elektronické podpisy jsou oprávněny vydávat společnosti Česká pošta, eIdentity a První certifikační autorita. Tento elektronický podpis má vždy omezenou platnost na 1 rok a pro fyzickou osobu stojí od 160 Kč do 416 Kč bez DPH.

Co přináší pro občany

Datové schránky jsou významným posunem v kvalitě komunikace mezi členy statutárních orgánů právnických osob, občany a státem. Zejména občané dlouhodobě studující či žijící v zahraničí, ale také občané pobývající delší dobu na dovolené či v nemocnici, avšak s adresou trvalého pobytu v ČR, mohli být stavem před 1. červencem 2009 výrazně diskriminováni tím, že se prokazatelně neměli možnost dozvědět o zásilkách, které jim stát na jejich adresu doručoval. Vzhledem k tomu, že velká část těchto zásilek zahrnuje informace související se správními, exekučními, soudními a jinými řízeními, mohla i třeba jen několikatýdenní nepřítomnost (díky existenci institutu fikce doručení) způsobit poškození jejich zájmů. Díky datovým schránkám však mohou být i tito občané informováni, např. prostřednictvím SMS, že jim byla státem doručena zpráva, které musí věnovat pozornost. Vzhledem k tomu, že zprávu z datové schránky je možné si vyzvednout prostřednictvím internetu odkudkoliv na světě a že vlastníci platného elektronického podpisu mohou prostřednictvím datové schránky na tuto zprávu také ihned reagovat, zvyšuje se podstatným způsobem komfort při komunikaci občanů se státem.

Co přináší pro úřady

Datové schránky však přinášejí pozitivní změny ipro samotné úřady, respektive všechny orgány veřejné moci. Nezřídka totiž docházelo k tomu, že kupříkladu právnická osoba na adrese uvedené v obchodním rejstříku ve skutečnosti nesídlila. Doručení zásilky na takovou adresu tak nebylo někdy dost dobře možné. Stejně tak se mohlo stát, že firma tam sídlila, ale zásilka se ztratila po cestě nebo byla doručena, ale někdo ji ukradl z poštovní schránky anebo ji ve firmě někdo ztratil a statutární orgán společnosti tak fakticky zásilku nedostal. S nástupem datových schránek je však vše jinak. Stát má 100% jistotu, že každá odeslaná zpráva bude během pár sekund doručena a že ke každé zprávě odeslané prostřednictvím datové schránky bude mít příslušný člen statutárního orgánu společnosti přístup a bude o doručení informován, pakliže si to bude přát. Člen statutárního orgánu, podobně jako například představitel obce, sice nemusí k datové schránce přistupovat osobně a může využít institutu tzv. pověřené osoby, nicméně je jen na něm, koho přístupem k ní pověří, a jen on za toto pověření nese plnou zodpovědnost.

Důležitý krok na cestě k eGovernmentu

Datové schránky jsou velice důležitým krokem na cestě k eGovernmentu a do značné míry narovnávají vztahy při komunikaci mezi občany a státem. Díky nim je eliminováno riziko ztráty zásilky a navíc je odstraněno znevýhodnění těch, kteří se momentálně nezdržují na kontaktní adrese, kterou má stát k dispozici. Z pohledu úřadů i občanů navíc přinášejí datové schránky nejen časovou úsporu vzniklou díky téměř okamžitému doručení zásilek, ale také úsporu na nákladech na poštovné. Jedinou potenciální nevýhodou je pak nutnost dbát nezbytné opatrnosti na přihlašovací údaje k datovým schránkám i na certifikát elektronického podpisu.

Martin Zikmund