Se stále se zrychlujícím rozvojem IT se rozvíjejí i nežádoucí efekty v podobě zvyšujících se nástrah a rostoucí komplexnosti IT systémů, které je pak náročné zpravovat i ochránit. To vytváří jednak prostor pro nové subjekty na trhu a jednak klade vyšší nároky na profesionalitu obsluhy. V celém tomto komplexu však hraje čím dál tím podstatnější roli lidský faktor a uživatelské rozhraní jednotlivých IT systémů. Je proto důležité, aby se spolu s rozvojem IT kladl důraz i na větší intuitivnost ovládání, uživatelskou přívětivost a uživatelské hledisko jako takové. Bezpečnost IT systémů a uživatelské rozhraní tak fungují jako spojitá nádoba a to je třeba si uvědomit.

Spam

Podle některých odhadů tvoří až 90 % všech e-mailů putujících internetem spam neboli nevyžádaná pošta. Nevyžádaná pošta přitom dokáže znepříjemňovat uživatelům život i tehdy, když neobsahuje žádný škodlivý kód ani se nesnaží o útoky typu phishing (tj. útok, kdy je v e-mailu jakoby pocházejícím např. od banky obsažen odkaz na padělaný server banky, který má z nepozorného uživatele vylákat přihlašovací údaje). Denní dávka spamu totiž může hravě přesáhnout 150 e-mailů a 1 MB na uživatele. Toto obrovské číslo například znamená, že pokud nejste chráněni proti spamu, nemůžete si nechat posílat upozornění na příchozí e-maily na mobil. Při počtu několika desítek SMS denně, by to totiž stálo příliš mnoho času. Jestliže na čtení a smazání jedné SMS s upozorněním na e-mail strávíte řekněme 10 sekund, znamenal by denní příjem spamů přesměrovávaných na mobil ztrátu 25 minut, tedy 5 % pracovní doby. Větší problém ale vzniká tehdy, když používáte online synchronizaci mobilního telefonu s e-mailovou schránkou ve firmě či na úřadě. Telefon jednak obvykle nemá složku pro nevyžádanou poštu a navíc připojení přes mobil je pomalé a často musíte platit podle objemu přenesených dat (pokud tedy nemáte tarif pro neomezený přenos dat). I kdybyste měli nastaveno, že se bude  z e-mailu přenášet jen prvních 0,5 kB, znamená to při výše zmíněném objemu spamu 2,25 MB měsíčně, čemuž odpovídá přibližně finanční ztráta 67,50 Kč/měsíc/uživatele. Další ztrátu však u těchto uživatelů přináší zdlouhavé listování v e-mailové aplikaci mezi záplavou spamů. Najití toho správného e-mailu, tak může trvat až 20 sekund a navíc je možné, že některé důležité e-maily přehlédnete. Časová ztráta způsobená spamem tak i v tomto případě může dosáhnout až 25 minut. Je tedy zřejmé, že spam může přinášet významné ztráty reprezentované zejména ztrátou času, za který si platíme své zaměstnance či úředníky a nebo náklady na poplatky za přenos dat mobilním operátorům. Právě tyto náklady pak mohou sloužit jako podklad pro výpočet návratnosti investice do antispamového řešení.

Stáří hardware

Stárnutí hardware je obecně známý problém, který se naštěstí podařilo aspoň v oblasti kancelářských a profesionálních aplikací za poslední roky již trochu zmírnit. Faktem sice zůstává, že meziročně klesá hodnota zakoupeného hardware stále ještě v řádu desítek procent, ale užitná hodnota již neklesá tak rychle jako dřív. Stárnoucí hardware je věčný, zejména pak účetní problém. Daňové odpisy počítačů a hardware stanovené na dobu 4 let naprosto neodpovídají skutečnému tempu morálního zastarávání hardware, což může činit některým podnikům a úřadům jisté problémy. Naštěstí se počítače již v drtivé většině případů dostaly pod hranici 40 000 Kč a je možné na ně uplatnit jednorázové odpisy, které více odpovídají reálnému stavu. Bohužel, v oblasti notebooků situace tak růžová již není, a řada notebooků se ještě stále pohybuje nad hranicí 40 000 Kč. To, že starý hardware v kombinaci s novým software znamená potenciální problémy, zejména pak v produktivitě práce a rychlosti odezvy počítače, si uvědomil již i Microsoft. Proto také nové Windows Vista obsahují Windows Experience Index, který vytváří jednotný hodnotící žebříček pro všechny počítače a jednotlivé hardwarové prvky. Právě tento index má v budoucnu pomoci uživatelům v orientaci v tom, zda si ještě daný software budou moci na svém počítači bez problému spustit a užívat, či nikoliv. Navíc jsou tímto indexem zvlášť hodnoceny jednotlivé součásti počítače, takže v případě, že by pro danou aplikaci nevyhovovala pouze jedna ze součástí, je možné ji vyměnit a není nutné kvůli tomu pořizovat celý počítač. Windows Experience Index je tak prvním krokem k tomu, aby uživatelé věděli, zda daný software bude na jejich počítačích fungovat bez problémů ještě před jeho koupí. Současné vodítko v podobě minimálních hardwarových požadavků je totiž naprosto nevyhovující, neboť výrobci software často uvádějí takové minimální konfigurace, na kterých nemá v reálu smysl takovýto software vůbec provozovat.

Informační systémy

Informace tvoří základ téměř veškeré lidské činnosti. Bez patřičného know-how není možné ani podnikat, ani řídit chod obce či státu. Je ale zjevné, že ne každý zaměstnanec má a potřebuje mít k dispozici všechny informace, kterými firma či úřad disponuje. Je ale dobré, aby každý měl k dispozici všechny informace, které by potenciálně mohl potřebovat, a měl je k dispozici tehdy a v takové formě, v jaké je bude potřebovat. K tomu, aby bylo možné tuto funkcionalitu zpřístupnit, se využívají informační systémy. Firmy a orgány státní či veřejné správy implementují ročně desítky informačních systémů, které zpřístupňují jejich zaměstnancům tisíce terabajtů dat. Problém však nastává v tzv. Klímově faktoru – tj. v člověku. Pokud se firma rozhodne implementovat nový informační systém, často se ohlíží jen na technické parametry serverů, zálohu jejich napájení, přenosové kapacity datové sítě atd. Jenže mnohem podstatnější je soustředit se na to, aby daný informační systém skutečně někdo používal, a tudíž aby měl v dané firmě či úřadu svoje opodstatnění, přínos a jasně ekonomicky definovatelnou návratnost a úspory pro firmu. Je tedy třeba začít při implementaci libovolných informačních systémů, ať se již jedná o CRM systémy, systémy pro správu workflow či document management systémy, dbát na to, aby zaměstnanci přesně věděli, jak systém využívat, co tam hledat, co tam naopak nehledat (aby se zbytečně neztrácel jejich čas a tím i vaše peníze) a jak se systémem pracovat. Klíčovým faktorem je pak vhodně zvolená motivace. Nejsnáze se totiž libovolný systém nasazuje tehdy, když si jej jeho uživatelé přejí nasadit, chtějí jej využívat a neřku-li se na něj přímo těší. Vezměme si konkrétní příklad: Asi není třeba nijak zdůrazňovat, že kupříkladu systém pro správu dopravních přestupků mezi výše zmíněné systémy zjevně nepatří. A proč k nim nepatří? Přinesl pouze nové povinnosti, novou agendu, nové lidi naštvané na úřady a také spousty technických problémů a prodlení kvůli jeho problematickému startu. Zároveň také přeměnil městské úřady v hromosvod hněvu řidičů adresovaný ve skutečnosti ministerstvu dopravy za nový silniční zákon. Přitom kdyby tento systém zároveň zjednodušoval nějakou jinou agendu (např. s vydáváním řidičských průkazů, či integraci se systémem pro správu občanských průkazů a cestovních pasů (např. při změně údajů o dané osobě), mohlo být všechno jinak). Při implementaci nových informačních systémů je tedy dobré myslet primárně na jejich uživatele, dívat se na ně z jejich pohledu a snažit se vyvážit nově vzniklá negativa nově vzniklými pozitivy. Není možné, aby nový informační systém byl vnímán pouze negativně, neboť je to zásadní překážkou pro jeho další rozvoj. I když třeba za rok přinese řadu nových pozitivních funkcí, jeho uživatelé k němu už budou mít navždy odpor. Funguje zde totiž jakýsi „syndrom školní jídelny,“ který se projevuje tak, že drtivá většina z nás ví, že když nám přinesou na stůl škubánky,  bude to něco hrozného.

MZ