Orgány veřejné a státní správy mají obvykle velice komplikovanou strukturu a jejich fungování je často ovlivněno historickým vývojem a tím, jak se zakládaly či rušily jednotlivé odbory, jak se přesunovaly kompetence mezi nimi i jak se navyšovaly či snižovaly počty úředníků. I to pak dělá z úřadů málo flexibilní molochy, kde se těžko prosazují nové postupy i nové technologie. Jak je to ale ve specifické oblasti tiskáren?

Současný stav se liší

Současný stav na úřadech státní a veřejné správy se liší úřad od úřadu. Nicméně v řadě případů se zejména u starších úřadů opakují stejná schémata chování, stejné typy vybavení a samozřejmě také stejné problémy. Jak jsme si řekli již v úvodu, do jisté míry tyto zaběhnuté stereotypy souvisí také s historickým vývojem. Dalším podstatným hlediskem s přímým vlivem na tuto oblast je přirozeně financování rozpočtových organizací, které svým způsobem často motivuje k ne zcela smysluplnému chování úřadů v oblasti investic, zejména pak těch jednorázových. Pojďme se tedy podívat na některé palčivé problémy, se kterými se lze setkat na většině úřadů v ČR.

Kopírky, faxy, skenery, tiskárny

Vybavení kanceláří na našich úřadech má poměrně zajímavé složení. Nezřídka se v jedné kanceláři potká kopírka, fax, skener a tiskárna, přičemž vše se aktivně používá. Úředníci pravda v kanceláři pak moc místa nemají, takže je třeba pro dalšího úředníka vyhradit další kancelář, nebo případně některou stále ještě papírovou agendu přesunout jinam. Ani provozní náklady na tonery do faxu, kopírky a tiskárny nejsou nijak nízké. Navíc neustále některý toner dochází, je třeba ho objednávat a měnit atd. Oč jednodušší je „novinka“ tohoto století jménem multifunkční zařízení, které zvládá všechny čtyři funkce v jediném, mnohdy velice kompaktním balení. Multifunkční zařízení obvykle vychází z adekvátních samostatných výrobků – tedy tiskáren a skenerů – ze kterých jsou „poskládána.“ Stejně pak jako tyto tiskárny je možné zakoupit multifunkční zařízení v nejrůznějších cenových relacích s nejrůznějšími metodami tisku a hlavně, což je nejpodstatnější, s nejrůznějšími tiskovými náklady. Co úředník to tiskárna. Velice zajímavým, avšak pro daňového poplatníka poměrně znepokojivým jevem je rovnice aplikovaná bohužel na řadě odborů: 1 úředník = 1 tiskárna. Tento jev ovšem často souvisí s tím, že tiskárna je například připojena přímo k počítači a její sdílení buď není realizováno vůbec, nebo je realizováno prostřednictvím daného počítače, který bývá třeba často vypnutý. Častým „argumentem“ také bývá to, že tiskárna je hned při ruce nebo že daný úředník „hodně“ tiskne. Ve skutečnosti však bývá opodstatněnost více tiskáren na jednu kancelář skutečně spíše povrchní. V čem je problém? Nákupu tiskárny nepředchází analýza skutečných potřeb tisku v dané kanceláři a často vyhrává argumentace typu: „Vždyť Máňa ze sekretariátu má taky vlastní tiskárnu,“ které se pod tíhou konce roku bohužel často podléhá. V kancelářích jsou pak k mání sice tiskárny třeba tři, ale ani jedna z nich třeba nenabízí možnost automatického oboustranného tisku či tisku velkého množství obálek, což neúměrně zdržuje jednotlivé úředníky při práci a vede tedy k dalším nákladům, neboť se úředníci v pracovní době namísto práci věnují tiskárně.

Jedna stránka pro mě, jedna stránka pro stát…

Velkým neduhem zejména u některých státních úředníků je vedle hraní karetních her a hledání min také zneužívání vybavení úřadu pro svoje soukromé účely. Zejména zařízení, jako jsou kopírky, jsou často využívány pro kopírování třísetstránkové plnobarevné učebnice angličtiny neřkuli posledního čísla časopisu Cosmopolitan. Problém tedy spočívá v tom, jak tomu zabránit. Řešení je přitom poměrně jednoduché. Kopírky jako samostatná zařízení se vyskytují již obvykle jen u velkých řešení, která nabízejí přímou kontrolu přístupu včetně možnosti zpřístupnění tisku pro soukromé účely. Identické funkce nabízejí i malá tisková řešení. Malé kopírky jsou pak realizované prostřednictvím multifunkčních zařízení a stejně jako u tiskáren je možno k nim realizovat přístup pomocí počítačové sítě, kde mohou být jednak sdíleny více uživateli a jednak může být kontrolováno, kdo s nimi co dělá a co na nich tiskne.

Tisk je přeci zdarma

Podstatným ukazatelem ovlivňujícím pořizovací cenu zařízení je také kouzelné slůvko jménem náklady na tisk. O tom, že je tisk „zdarma“ jsou totiž při nákupu hyperlevných tiskáren často přesvědčeni nejen ti, co kopírují onen Cosmopolitan, ale i ti, co tiskárnu kupují skutečně pro pracovní účely. Jenže doby, kdy barevná laserová tiskárna stála čtvrt milionu, přičemž jedna vytisknutá strana 1 Kč (tedy skoro nic) jsou už dávno pryč. Nyní jsou barevné laserové tiskárny 40× levnější, ale tiskové náklady zůstaly a je třeba s nimi počítat. Navíc stále jsou velice populární i tiskárny inkoustové, které jsou sice nyní za polovinu (a nikoliv za padesátinu) ceny tiskáren laserových, ale také mají dvojnásobné provozní náklady. To si ale řada úřadů prostě neuvědomuje, už jen kvůli tomu, že tonery se hradí jaksi z jiné „škatulky“ než nákup tiskáren. Provozní náklady na tisk jsou však velice podstatné. Malé tiskárny dostává totiž uživatel v podstatě zdarma jako „bonus“ k nákupu inkoustových kazet či tonerů. Je to právě proto, že za dobu provozu tiskárny tvoří náklady na tento materiál a náklady na papír o řád vyšší výdaj než za samotnou tiskárnu. Jestliže tiskárna stojí řekněme 4000 Kč, ale jedna barevná strana stojí 2,80 Kč, je zřejmé, že už po vytisknutí 3000 stran tvoří výdaj za tiskárnu s prvními inkoustovými kazetami ani ne třetinu celkových nákladů a při vytisknutí 10 000 stran je již cena tiskárny naprosto zanedbatelnou položkou.

Malé, velké, střední

Velikosti tiskáren úřady meze nekladou. Výběr tiskárny často probíhal podle toho, na jakou byly aktuálně v rozpočtu peníze. Ne vždy však výběr probíhal pouze směrem k nákupu středního řešení na úkor velkého, nýbrž často i naopak. Pod vidinou dražší = kvalitnější často byla nakupována zařízení, která neodpovídají potřebám daného úředníka či kanceláře, kde se vyskytují. Často býváme také svědky středních barevných tiskáren v kancelářích vedoucích odborů, kteří potřebují „kvalitní“ tisk, ale ve skutečnosti tisknou jen několikrát týdně. Naopak často vidíme v kancelářích, kde se tiskne denně ony tiskárny za 4000 Kč. Při nákupu tiskového řešení nesmí v žádném případě být vydávána cena tiskárny za synonymum pro kvalitu tisku ani za rozhodující faktor. Pro různé aplikace vyhovují různá tisková řešení. Cena tiskárny se často odvíjí od nákladů na tisk, maximální měsíční zatížitelnosti – tj. způsobu konstrukce, odolnosti a životnosti jednotlivých komponent a dodatečných funkcí, jako je oboustranný tisk, tisk na hlavičkový papír, tisk nejrůznějších obálek a štítků či tisk na fólie a jiné nestandardní materiály.

Vždyť barevné tiskárny jsou tak levné!

Velice častým problémem také je, že při nákupu ovlivněném již výše zmíněným rozpočtovým hlediskem se často mylně uvažuje stylem – za 5000 Kč už přeci můžeme mít barevnou tiskárnu, tak proč kupovat tuhle černobílou laserovou. Problém však opět spočívá v diametrálním rozdílu v nákladech na tisk. Podobné schéma rozhodování pak vede také k nákupu nesíťových tiskáren – „Vždyť tady ta s tím X navíc stojí o 1000 Kč víc a přitom nic navíc neumí“ – je totiž často omyl vedoucí k tomu, že do jedné kanceláře se často koupí dvě takové „levnější“ tiskárny namísto jedné síťové, která by potřeby tisku dokázala bohatě pokrýt.

A jak je to s ekologií?

V otázce ekologie dělají výrobci tiskáren velice mnoho. Celá problematika má však celkem tři dílčí oblasti – recyklace tiskáren, recyklace tonerů a recyklace papíru. První problém je velmi dobře vyřešen zákonem o odpadech a pokud se uživatel tiskárny chová, jak má, a odnese tiskárnu do sběrného dvora či při její obměně dá starou tiskárnu prodejci, je vše zařízeno. Recyklace tonerů a inkoustových kazet je však daleko palčivější. I když existují desítky firem, které tonery zdarma ekologicky likvidují či dokonce ještě vykupují, tak uživatelé často prázdné kazety a tonery házejí do koše. Zde je však čistě na úřadech, aby dbali na ekologicky šetrné chování svých zaměstnanců. Posledním problémem je papír. I jeho recyklace je vyřešena poměrně dobře. Na úřadech je však jiný problém – často se využívá jednostranný tisk i tam, kde by bylo možné využít tisk oboustranný. Důvodem je přitom v drtivé většině případů jen to, že oboustranný tisk je „komplikovaný“ a případně realizovatelný jen ručně. Je tedy více než vhodné při volbě tiskového řešení pro úředníky, kteří by oboustranný tisk mohli využívat, volit takové tiskárny, které umožňují plně automatický oboustranný tisk. Jeho využití totiž vede nejen k šetření životního prostředí snížením spotřeby papíru o 50 %, ale také k významnému snížení nákladů na tisk.

Co s tím?

Pokud jste dospěli k názoru, že některý z výše uvedených neduhů se na vašem pracovišti vyskytuje a nebo chcete pořizovat tiskové řešení a chcete se těchto chyb vyvarovat, je určitě na místě pár rad, co s tím. Zjištění potřeb tisku a kopírování. Nejprve je třeba zjistit individuální pracovní potřeby tisku (tj. měsíční objem, typ požadovaných médií, barevný či černobílý tisk, způsob rozložení tisku – jednorázově velké objemy či průběžně menší počty stran atd.) u jednotlivých úředníků. Z těchto údajů lze následně vyvodit, zda volit velké řešení umístěné např. na chodbě pro více kanceláří, nebo zda volit řešení umístěná v kancelářích a jestli je výhodnější koupit multifunkční zařízení, nebo např. velkou kopírku a malé či střední tiskárny. Zjištění potřeb skenerů. Dále je třeba zjistit, jaké jsou potřeby skenování a co přesně je třeba skenovat. V řadě případů, jako např. při zadávání dokumentů do Document Management System (DMS) je totiž vhodnější volit jedno centralizované profesionálnější řešení, kde by na skenování byl vyhrazen jeden kvalifikovaný úředník, což by přineslo i úspory v nákladech na čas strávený skenováním u levných pomalých skenerů a nekvalifikované obsluhy. Zjištění potřeby faxů. Velice specifická je pak potřeba faxů. I faxování lze totiž na odchozí straně řešit centralizovaně, což může přinést nejen významné úspory na provozních a pořizovacích nákladech u faxu, ale také u pobočkové ústředny, u které nebude třeba obsazovat samostatnými faxy mnohdy drahocenné porty. I zde navíc platí to, že při přímé návaznosti na DMS je vhodnější spíše centralizované řešení. Zjištění využití aktuálně provozovaných zařízení. Velice důležitou cestou je zjištění aktuálního pracovního využití jednotlivých vlastněných zařízení. Při spojení s předchozími údaji totiž může často dojít k tomu, že významné zefektivnění fungování úřadu v oblasti tisku a kopírování může přinést pouhá restrukturalizace umístění jednotlivých  zařízení. Zejména u velkých zařízení často hraje roli při jejich nízkém užívání např. jejich umístění daleko od kanceláře či blízko u kanceláře, ale o patro výš. Oproti malé tiskárně v kanceláři je to pak rozdíl v pohodlí úředníka a peněz daňových poplatníků. Audit tiskových nákladů. Tou nejklíčovější a nejpalčivější otázkou je však audit tiskových nákladů. Ty jsou často rozpuštěny v tisících položek vedle kancelářských sponek, kávy, cukru, vody, PHM atd. Právě tiskové náklady však obvykle významně převyšují pořizovací cenu tiskáren. Je přitom více než žádoucí pokusit se přidělit jednotlivé náklady na tisk jednotlivým tiskárnám – i malá tiskárna s drahým tiskem totiž někde může být výhodná, ale pokud je takových tiskáren více a někde jinde se na nich hodně tiskne, mohl by pak takový audit bez přidělení nákladů konkrétním tiskárnám vést k mylným závěrům.

Ještě tiskne, tak se nic měnit nebude!

Podobný interní audit může přinést poměrně zajímavá zjištění, která mohou a často také vedou k tomu, že by bylo výhodnější některé poměrně nedávno pořízené tiskárny raději přestat používat (tj. využít zakoupený inkoust či toner) a pak je vyhodit či odprodat. Ve státní správě se však často přistupuje k takovým rozhodnutím s nelibostí a názorem typu: „Zatím to funguje, tak to přeci nebudeme vyhazovat.“ Jenže to je obrovský omyl. Jak jsme si řekli již výše, tak pořizovací cena je u tiskárny, která hodně tiskne a vydrží několik let v podstatě zanedbatelná položka (zejména když uvážíme, že spolu s ní jsme získali také nějaké tonery). Proto se tedy v řadě případů může velice vyplatit vyhodit či odprodat i větší množství tiskáren na úkor nového řešení. Obvykle tento závěr bývá v případech, kdy je více malých tiskáren nahrazeno jedním velkým řešením společným např. pro několik kanceláří.

Outsourcing tiskáren a kopírek

Právě velká řešení se statisícovými investicemi však přicházejí s poměrně zajímavou  službou, kterou je nutné brát v úvahu. Výrobci tiskáren z velké části pocházejí z dřívějších výrobců kopírek. Právě kopírky se ještě v 90. letech pohybovaly svojí cenou v řádu stovek tisíc korun a pro řadu zejména začínajících firem tedy bylo nereálné si vůbec nějakou kopírku pořídit. Výrobci kopírek však nabízeli již tehdy možnost outsourcingu – tedy jakéhosi pronájmu kopírky. Ten samozřejmě funguje stejně jako další modely financování, jako např. leasing, až doposud, a to jak u tiskáren, tak u kopírek. Velká tisková řešení se tak obvykle pořizují tím způsobem, že s výrobcem, respektive dodavatelem je dohodnuta pevná cena za jednu vytištěnou stranu. Veškeré náklady na servis, doplňování tonerů, kontroly, čištění, výměny válců, výměny pásů či dokonce dodávku papíru pak přebírá právě dodavatel. Zákazník tak sice nezíská jednorázově vysokou položku do rozpočtu (což je v soukromých firmách považováno za výhodu), ale zato získá špičkové zařízení de facto zdarma. Náklady na tisk jsou pak přirozeně o něco vyšší, než kdyby si dané zařízení sám pořídil, ale celkově toto řešení může vyjít významně levněji, a to zejména díky tomu, že není nutné do zařízení investovat a po čase je možná stejným způsobem i jeho obměna atd. Konkrétní podmínky pak přirozeně závisí na konkrétním dodavateli. Zmiňovaný model outsourcingu navíc motivuje k přímé kontrole nákladů na tisk a dohledu nad tím, aby zařízení úřadu bylo skutečně používáno jen pro pracovní účely. Zároveň je ale možné zpřístupnit dané zařízení i pro osobní použití a tím si zároveň částečně vydělávat na jeho pracovní provoz.

Tisknete efektivně?

Celkové náklady na tisk tvoří nepochybně významnou položku každého úřadu. Do jejich výše je však nutné vedle účetních položek zahrnovat i čas úředníků potřebný na obsluhu zařízení. Svoji roli tak nepochybně hraje i jednoduchost ovládání a uživatelské rozhraní. Vzhledem k problémům s jazykovými znalostmi některých úředníků tak může být významnou úsporou i taková zdánlivá banalita jako třeba uživatelské rozhraní v českém jazyce. Při hledání efektivnějšího provozu je také nezbytně nutné analyzovat reálné potřeby a požadavky daného úřadu v daném čase a není možné vycházet z toho, že: „ta kopírka tu stojí už deset let, tak tu bude stát dál.“ Otázkou však zůstává, zda současný způsob rozdělování financí ve veřejném sektoru je dostatečně motivační pro hledání úspor na úřadech.

Martin Zikmund