Velká tisková řešení jsou svou konstrukcí navržena na velké objemy tisku. Umí denně vytisknout i několik tisíc stran či obálek a mají funkce, se kterými se u těch menších většinou nesetkáte. Jejich cena se však pohybuje i v řádu stovek tisíc korun. Kdy se tedy rozhodnout pro velké tiskové řešení a jak vybírat?

Když potřebujete hodně tisknout

Velké objemy tisku jsou na úřadech k vidění poměrně často, a to od obecních počínaje, po ministerstva konče. Zejména tisk dopisů a s tím souvisejících obálek, tisk oznámení občanům anebo tisk informačních letáků pro občany. To vše představuje objemy tisku často v řádu tisíců stran. V takovém případě přitom již hraje roli každý desetník ušetřený na tisku jedné strany, každá hodina, kterou stráví úředník obsluhou tiskárny, i to, jak snadná je obsluha zařízení, jak si poradí s oboustranným tiskem, tiskem obálek apod. Pakliže se takovéto tisky realizují na úřadě častěji, roste tento rozdíl přirozeně s každou další várkou dokumentů.

V čem je rozdíl

Často se stává, že při letmém pohledu na technické parametry může uživatel dojít k závěru, že technické parametry modelu za 50 a za 500 tisíc vlastně vypadají stejně, takže není důvod kupovat velké a drahé tiskové řešení. Jenže rozdíly tu existují, a to poměrně velké.Velká tisková řešení jsou konstruována na jednorázové a velké objemy tisku. Zde není problém tisknout třeba hodinu, dvě nebo třeba deset vkuse. Zapékací jednotka má dostatečně dimenzované chlazení, podavače papíru jsou náležitě velké a je možné je rozšiřovat a mechanické části tiskárny jsou dostatečně robustní. Tím, co ale uživateli při pročítání technických parametrů zůstává obvykle zcela skryto, je to, že dostatečně jsou dimenzovány i tonery, které mají kapacitu tisku desítky tisíc stran, tiskový válec pak nezřídka vydrží tisk i několika milionů stran. Díky tomu mají také nesrovnatelně menší náklady na tisk a údržbu a vyšší spolehlivost, která je u velkých objemů tisku velice podstatná.

Pozor na technologie

Při výběru tiskových řešení obecně, je velice dobré dát si pozor při formulaci výběrového řízení. Mezi běžnými uživateli totiž panuje názor, že kvalitní tisk poskytují pouze a výlučně laserové tiskárny. Ve skutečnosti tomu tak ale není. Existují totiž také LED tiskárny, které se v tomto segmentu často uplatňují, či pozvolna nastupující tiskárny s pevným inkoustem a dalšími moderními technologiemi. Kvalita tisku je přitom u všech těchto technologií naprosto srovnatelná stejně jako náklady na tisk. Zadání výběrového řízení by tak mělo být pokud možno technologicky neutrální. Eliminace méně kvalitních či vhodných technologií je totiž dána již tím, že se specifikuje měsíční objem tisku a maximální cena za vytištěnou stranu. Náklady na tisk jedné strany, respektive tzv. výtěžnost tonerové kazety se přitom určují, bohužel zatím výlučně u černobílého laserového tisku, podle normy ISO/IEC 19752, takže je lze použít coby pevné srovnávací kritérium. Obdobnou metodiku lze použít i pro hodnocení tonerových kazet pro LED tiskárny.

Multifunkce najdete i zde

Velice populární jsou v současné době tzv. multifunkční zařízení – tj. zařízení kombinující v sobě tiskárnu, skener, kopírku a případně i fax. Velice příjemnou novinkou je přitom nástup těchto zařízení i do nejvyššího segmentu. Pokud tedy potřebujete velké tiskové řešení a zároveň výkonnou kopírku, můžete získat obojí v jediném balení. To již je velice zajímavé, zejména díky tomu, že velkoobjemové barevné kopírky nejsou obvykle levnou záležitostí. Velká tisková řešení přitom standardně nabízejí možnost kopírovat či skenovat i formát A3, podobně jako tomu je u samostatných kopírek.

Velké tiskárny nemusíte kupovat

Velice zajímavou možností, známou zejména z prostředí kopírek, jsou nejrůznější modely financování velkých tiskových řešení. Rozhodně se tedy nemusíte bát, že byste si tiskárnu museli koupit a jednorázově tak investovat stovky tisíc korun. Poměrně běžný je v této oblasti leasing, anebo, což je ještě častější, komplexní outsourcing tiskového řešení. To znamená, že si s dodavatelem dohodnete pouze cenu za tisk 1 strany a dodavatel se dál stará o vše od servisu, po výměnu tonerů až přes například výměnu celého řešení. Často bývá součástí kontraktu i zásobování tiskárny papírem. O tom, v jakém stavu se tiskárna nachází, je přitom dodavatel informován v reálném čase díky komunikačnímu rozhraní a vzdálené správě zařízení. Úřad se pak nemusí vůbec o nic starat a stačí zařízení jen používat.

Na co se dívat při výběru

Pojďme se nyní společně podívat na to, jakým způsobem vybírat takové velké tiskové řešení a na co si dát při výběru pozor.

Multifunkce versus klasická tiskárna

V prvním kroku je třeba se definitivně rozhodnout, zda budeme chtít pouze tiskárnu, nebo zda by se nám hodila zároveň i velká výkonná kopírka. To „velká“ je zde přitom opravdu podstatné, neboť pro potřeby menšího objemu kopírování lze pořídit malou samostatnou kopírku či multifunkci. Pokud ale skutečně potřebujete kopírovat ve velkém, pak navýšení ceny u multifunkčního zařízení oproti klasické tiskárně není nikterak vysoké, ale je třeba mít na paměti, že pokud bude nové zařízení zároveň zastávat i funkci kopírky, že se zvýší nároky na provozní zatížení i na to, kolik zaměstnanců bude tiskárnu využívat. Ne vždy je tak jednoznačně lepší jedno multifunkční zařízení, namísto dvou samostatných, která mohou být dimenzována na menší objemy tisku.

Barva – ano, či ne

Velice důležitá je také otázka, zda nové tiskové řešení má nabízet také barevný tisk, či nikoliv. Zde dělá řada zákazníků při výběru často velkou chybu, že si položí otázku: „Budeme potřebovat tisknout barevně?“ To je ale bohužel otázka naprosto irelevantní. Důležité je ptát se: „Budeme potřebovat tisknout velkoobjemový barevný tisk?“ Na tuto otázku již totiž padne kladná odpověď v nesrovnatelně méně případech. Celý nákup lze přitom vyřešit velice elegantně tak, že si pořídíte velké černobílé tiskové řešení a za uspořené desetitisíce (oproti velkému barevnému tiskovému řešení) můžete pořídit jednu nebo i více malých barevných laserových či LED tiskáren, které mají přijatelné tiskové náklady i kvalitu tisku a které budou sloužit právě pro onen příležitostný barevný tisk.

Velikost tiskového média

Při výběru tiskového řešení je přirozeně důležité si také zvolit, zda vám postačí tisk na formát A4 nebo jestli budete potřebovat velkoobjemový tisk také na formáty větší (obvykle až do A3). Stejně jako v předchozím případě přitom platí, že pokud nejsou  vaše nároky na objem tisku na A3 tak vysoké, je možné řešit tisk na tento formát nákupem malého, samostatného řešení.

Měsíční objem tisku

Měsíční objem tisku je klíčovým ukazatelem ovlivňujícím cenu zařízení. Má vliv na jeho konstrukci, na kapacity a životnost jednotlivých součástí i na to, jak rychle bude probíhat kontinuální tisk. Počet vytištěných stran za minutu totiž vypovídá obvykle pouze o rychlosti tisku při krátkém tisku. V případě, že tisknete několik tisíc stran najednou, hraje již významnou roli také to, na jaký měsíční objem tisku je daná tiskárna připravená.

Tiskové zásobníky

U velkých tiskových řešení je nanejvýš podstatné, jaký objem papíru a kolik zásobníků je možné pro dané řešení použít. Pro řadu úřadů je nanejvýš přínosné mít k dispozici například v jednom zásobníku čisté papíry, v druhém obálky a ve třetím třeba formuláře, do kterých bude schopna tiskárna přímo tisknout. To, kolik a jakých tiskových zásobníků budete potřebovat, můžete zjistit nejlépe rozhovorem s těmi, kteří dané řešení budou používat. Právě tyto zásobníky pak budou hrát významnou roli zejména v produktivitě práce úředníků, kteří budou dané řešení využívat. I když se tak nijak výrazně nepromítnou přímo v ceně daného zařízení, tak mají významný vliv na celkové náklady vlastnictví (ToC), do kterých je nutné zahrnout i čas úředníků strávený výměnami papírů, obsahu tiskových zásobníků apod.

Náklady na tisk

Všechny předchozí kroky výběru sloužily zejména k eliminaci modelů, které by nepostihovaly vaše potřeby. Po těchto krocích přichází další fáze, kdy vstupuje do hry cena, a to nejlépe v podobě nákladů na tisk, které jsou dlouhodobě u velkých tiskových řešení významnější než pořizovací náklady na zařízení. Navíc, jak jsme si řekli již výše, tiskové řešení není třeba si kupovat, neboť většina výrobců nabízí i možnost outsourcingu. Je jen na vašich rozpočtových možnostech a na zvážení, která varianta financování je pro vás výhodnější.

Co je podstatné u multifunkcí

V případě, že jste v prvním kroku rozhodování zvolili multifunkční zařízení, vstupují do hry také některé další parametry.

ADF

Automatic Document Feeder neboli automatický podavač papíru je klíčovým pomocníkem při skenování i kopírování dokumentů. Jak už jeho název napovídá, slouží k podávání předlohy z držáku na sklo skeneru a následné výměně předlohy za další list. Využít ho lze však i při kopírování jen jednoho listu papíru, neboť jej umožňuje přesně umístit na sklo skeneru, čímž zaručí, že kopie nebude nakřivo, nebude tam prosvítat odnikud světlo apod. Pro velkoobjemové kopírování je ADF v podstatě podmínkou nutnou. Ne vždy však bývá v základu, ale je k dispozici třeba jako volitelné příslušenství, což ovšem zpětně navyšuje cenu celého zařízení.

Ovládání

Velice důležité je umultifunkčních zařízení také jejich ovládání. Uživatelské rozhraní by mělo být jednoduché, intuitivní a pokud možno v českém jazyce. Je proto dobré se při výběru podívat také na to, jak se kopírovací část tiskového řešení ovládá a jestli jsou k dispozici tlačítka na rychlou změnu formátu, počtu kopií, jasu kopie apod.

Regulovaný přístup

Zejména kopírky bývají často zneužívány pro soukromé účely. Z tohoto důvodu jsou také některá velká tisková řešení integrující v sobě funkci kopírky vybavena zařízením pro regulaci přístupu ke kopírovacím funkcím. Zaměstnanci tak nejprve musí do zařízení zastrčit svou kopírovací kartu, případně se identifikovat svou čipovou kartu a teprve poté mohou kopírovat. To navíc také umožňuje zpřístupnit kopírování jen některým úředníkům a těm, kteří by chtěli kopírku využít pro soukromé účely, to umožnit tím způsobem, že si zakoupí kopírovací kartu s určitým kreditem, který následně budou moci využít.

Nekupujte velkou tiskárnu za každou cenu

U tiskových řešení rozhodně nelze říci, že by větší vždy znamenalo lepší. Často je  tomu spíše naopak. To, že jste velký úřad nebo velká obec, nemá rozhodně přímou souvislost s tím, že si musíte pořídit velké tiskové řešení. Velká tisková řešení jsou určena pro velké objemy tisku, kde dokáží nabídnout suverénně nejlepší poměr cena/výkon. Ne každý velký úřad ale takováto zařízení potřebuje. Často je vhodnější třeba více menších zařízení s tím, že každá kancelář bude mít k dispozici své vlastní. Při výběru tak nehleďte na velikost úřadu, ale na to, jak velké tisky dané oddělení, odbor či část úřadu potřebuje.

Martin Zikmund