Document Management System (DMS) je v současné době stále častěji skloňovaným souslovím. Systémy pro správu elektronických dokumentů jsou v době elektronických komunikací jedním z nejdůležitějších prvků a řada .rem a orgánů státní správy si to již začíná pozvolna uvědomovat. Jak ale vlastně vypadá takový DMS? Co umí, čemu pomůže a proč je tak důležité ho mít?

Současná praxe je děsivá

Podívejme se, jak se v současné době, bohužel, v řadě firem či orgánů státní správy nakládá s dokumenty. Papírové dokumenty jsou skladovány zvlášť kdesi v šanonech, ve kterých se v lepším případě vyzná více než jeden člověk ve firmě. Jednotlivé papírové dokumenty se skladují na  nejrůznějších místech, v každé pobočce zvlášť. Elektronické dokumenty přijaté mailem se obvykle skladují v doručené poště v Outlooku či jiném poštovním klientovi a když je potřeba se do nich podívat, nastává čas hry na špiony, kdy se pokoušíte uhádnout kdo, kdy či s jakým předmětem vám mail obsahující daný dokument posílal. Elektronické dokumenty vytvářené ve firmě jsou skladovány na naprosto nezálohovaných discích počítačů nebo nedej bože notebooků a v lepším případě se nacházejí kdesi na serveru ve sdílených složkách, kam má přístup v zásadě kdokoliv. Faktury vystavované firmou jsou skladovány samozřejmě pouze v účetnictví, do kterého má v řadě případů přístup pouze účetní, která ještě ke všemu pracuje pro firmu externě. Účetnictví je sice sem tam zálohované, ale povětšinou na diskety, které nejsou zrovna dvakrát spolehlivé. Občas se tudíž nějaká ta faktura ztratí apod. Toto je obrázek českých firem a řady úřadů. Vyhledávání jakýchkoliv dokumentů po uplynutí několika měsíců je pak otázkou několika dnů usilovné práce řady lidí, kteří následně třeba zjistí, že k daným fakturám neexistují smlouvy. Toto usilovné hledání přitom obvykle nastává pár dní před příchodem auditora či dozorčí rady. V těchto dnech je pak veškerá činnost firmy či úřadu obvykle zcela ochromena.

Jak by to mělo vypadat

Zkusme se teď tedy podívat na to, jak by to správně mělo vypadat. Rozdělme si přitom práci s dokumenty na tři dílčí oblasti:

Práce s papírovými dokumenty

Papírové dokumenty ve firmě lze v zásadě rozdělit do čtyř kategorií – dokumenty generované firmou před nasazením DMS, faktury od jiných firem,  smlouvy s jinými firmami a ostatní papírové dokumenty bez elektronického protějšku přijaté do firmy. Všechny tyto dokumenty jsou ihned po příchodu do firmy digitalizovány jedním člověkem (např. sekretářkou), který je obeznámen se strukturou DMS, je schopen rozeznat parametry dokumentu (příslušnost k určité zakázce apod.) a umí ovládat skener a příslušný software. Dokumenty jsou skladovány na centrálním místě, kam mají přístup všechny pobočky. Dokumenty z poboček jsou digitalizovány přímo tam.

Práce s elektronickými dokumenty vytvořenými ve firmě

Každý elektronický dokument, který je ve firmě vytvořen, je ihned zadán do DMS. To je obvykle otázkou stisku jednoho tlačítka na liště, případně u některých systémů ještě otázkou přihlášení se do systému a zadání cesty k souboru. V některých případech se dokumenty vytvářejí již přímo v DMS. Zařazení dokumentu do DMS každopádně nezabere více než 60 sekund. Zařazování dokumentů do DMS se týká samozřejmě i vystavovaných faktur. Všechny dokumenty jsou přiřazovány k příslušným projektům, přičemž údaje o jejich vytvoření, autorovi apod. jsou generovány automaticky.

Práce s elektronickými dokumenty pocházejícími odjinud

Všechny elektronické dokumenty přijaté buď e-mailem, či na datovém médiu jsou ihned zařazeny do DMS. Řada údajů je opět generována zcela automaticky, obsluha pouze zvolí, ke které zakázce dokument přísluší, případně může nastavit individuální oprávnění přístupu k danému dokumentu.

Co přináší DMS

Nyní jsme si ukázali, jak by měla vypadat práce s dokumenty ve firmě. Pojďme se tedy podívat, co takováto změna firmě či úřadu přinese a kde leží onen hlavní přínos DMS. DMS je často koncipován jako modulární systém – neboli může obsahovat nejrůznější součástí, které umí DMS přímo propojit například s účetním systémem, mailovým serverem či CRM systémem. Velice častým modulem používaným v DMS je také řízení podnikových procesů (tzv. správa workfiow), systém pro podporou implementace norem ISO 9000, 14000 a 18000 či systém pro spisovou službu a elektronickou podatelnu. Nedílnou součástí každého DMS je také přímá návaznost na storage řešení neboli řešení pro ukládání, zálohování a archivování dat. Pojem DMS je tedy poměrně široký a jeho konkrétní schopnosti záleží na konkrétních požadavcích zákazníka a samozřejmě i na jeho finančních možnostech. Výhodou je, že DMS lze do značné míry pořizovat postupně a celkovou investiční zátěž tak rozložit do více fiskálních období. Jádrem každého DMS je samozřejmě samotná správa elektronických dokumentů popsaná de facto již výše. Systémy jsou vybaveny kvalitním OCR (Optical Character Recognition), což je software umožňující po neskenování dokumentu jeho převedení na text. Nespornou výhodou je pak možnost hypertextově (tedy podle zadaných slov) v takovém dokumentu vyhledávat. DMS samozřejmě umožňuje digitalizované dokumenty ukládat také jako obrázky, což je o něco rychlejší a nevyžaduje to kontrolu správnosti převedení na text. Tento způsob je však vhodný spíše pro digitalizaci faktur, obrazových příloh, mapových podkladů apod.

Když dokumenty, tak pouze elektronické

V okamžiku, kdy máme každý jeden dokument ve firmě či v úřadu dostupný v elektronické podobě, můžeme vytvořit zcela nový soubor interních procesů, který nám umožní od základů změnit a zefektivnit práci všech zaměstnanců. K tomu nám pomůže jak samotný DMS, tak modul pro správu workfiow. Síla každého DMS spočívá v tom, že kdykoliv si kdokoliv, kdo je k tomu oprávněn, může vyhledat libovolný dokument, který byl kdy ve firmě vytvořen, může se podívat na veškeré dokumenty a korespondenci související s daným projektem a také může ihned zjistit kdo, kdy a jak dlouho pracoval na libovolném dokumentu ve firmě. Další přínos DMS spočívá v tom, že umožňuje na dokumentech spolupracovat a že přináší zásadní průlom do týmové práce. Všichni členové týmu mají možnost sledovat práci svých kolegů, všichni mohou kdykoliv vidět, v jaké fázi se zrovna kolegova část nachází, a všichni tak mohou případně pomoci či včas zasáhnout, pokud se někde vyskytne nějaký dílčí problém. Obrovskou výhodou DMS je navíc to, že jeho napojení na storage řešení přináší jistotu, že se již nikdy neztratí žádný dokument, nikdy nepřijdete o žádná data.