Ve státní správě a veřejné správě existuje až nečekaně mnoho míst, kde se uplatňují velká tisková řešení. Je zde totiž, více než jinde, řada malých oddělených pracovišť, která mají velké měsíční objemy tisku. Zatímco velké firmy bývají značně centralizované, tak veřejná správa musí být tam, kde občané. Otázka cenově efektivního velkoobjemového tiskového řešení je zde tedy více než na místě.

Co jsou to „velké“ tiskárny

Označení velké tiskárny je v současné době spíše historickým artefaktem odkazujícím na původní enormní velikost takových tiskáren, která je dnes často velmi potlačena. Důvodem, proč jsou tyto tiskárny takto označovány, je především měsíční objem tisku, které jsou schopny zvládnout. Rozdíl oproti těm klasickým tiskárnám přitom nebývá v kvalitě tisku, jak se řada lidí mylně domnívá, ale v použitých materiálech, tonerech, výpočetním výkonu, velikosti paměti a samozřejmě i ve zvýšených nárocích na spolehlivost takovýchto zařízení. Zatímco u tiskárny pro domácí použití je vám obvykle srdečně jedno, pokud se v ní po vytištění 100 000 stran něco porouchá, tak u těchto tiskáren je to věc naprosto nepřípustná, neboť tolik stran na nich může být vytištěno třeba jen za pouhý měsíc. Dražší tiskárny z tohoto segmentu jsou pak schopny bez problémů přežít vytištění více jak 7 milionů stran. Právě zde se pak odráží ona zvýšená pořizovací cena oproti klasickým „domácím“ barevným laserovým tiskárnám za 10 000 Kč, kterých byste na takovýto objem stran spotřebovali často desítky.

Velké tiskárny umí velké věci

Velké tiskárny samozřejmě, na rozdíl od ostatních tiskáren, explicitně počítají s tím, že je bude využívat velké množství lidí. Tiskárny proto disponují schopnostmi, které menší tiskárny nemají. Naprostou samozřejmostí je přítomnost velkého množství operační paměti či dokonce pevných disků – ty slouží pro případ, že se sejde hodně tiskových úloh najednou. Navíc tisk probíhá tak, že počítač úlohu ihned odešle tiskárně a ta ho dále již ničím nezdržuje, což je oproti menším tiskárnám s malou operační pamětí znatelná výhoda zvyšující efektivitu práce zaměstnanců. Velké tiskárny si také umějí snadno poradit s nejrůznějšími formáty tiskových médií, oboustranným tiskem, požadavky na úpravu tiskové úlohy před vytištěním apod. O tyto operace se starají výkonné procesory nebo dokonce více procesorů. Výpočetní výkon tiskáren je přitom často srovnatelný s výkonem klasických PC. Velké tiskárny samozřejmě také umějí řídit přístup k tiskárně, nastavovat prioritu jednotlivých uživatelů a evidovat objemy tisku od jednotlivých uživatelů a případně jim i tisk zarazit. Ve státní správě nikoliv neobvyklý neduh kopírování či tištění knížek za státní či obecní peníze tak lze poměrně efektivně eliminovat nebo je dokonce možné dohodnout se se zaměstnanci, že si soukromé tisky budou hradit.

Velké tiskárny se o sebe postarají samy

Velké tiskárny mají spolehlivost a rychlost tisku jako jedno z klíčových kritérií, které má zajistit životnost a bezporuchovost pro obrovské objemy vytištěných stran. Jediným, co v tiskárně téměř „nic“ nevydrží, jsou zásoby papíru a toneru. Kapacity podavačů se pohybují maximálně v tisících stran a navíc je často účelné tyto podavače zamykat a umožnit jejich obsluhu pouze kvalifikovanému personálu či poskytovateli ekonomického pronájmu. Totéž se týká i výměny tonerů či tiskových válců. Velké tiskárny proto neustále sledují stav klíčových prvků pro tisk a zcela přesně znají aktuální stav všech podavačů, tonerů i tiskového válce. Vedle toho samozřejmě tiskárna nepřetržitě provádí testy funkčnosti klíčových elektronických systémů a je schopna kdykoliv a včas informovat o sebemenší závadě. Tyto informace přitom řada tiskáren umožňuje automaticky předávat buď kompetentním osobám v úřadě nebo přímo dodavateli. Pokud tedy máte s dodavatelem uzavřenou příslušnou smlouvu na dodávky spotřebního zboží (viz dále) nemusíte se pak u takovýchto tiskáren o nic starat. Když vám začne cokoliv docházet, objeví se u vašich dveří prostě dodavatel s tím, co aktuálně potřebujete.

Černobíle nebo barevně?

Zatímco při nákupu domácí tiskárny si tuto otázku klade již málokdo, tak u velkých tiskových řešení je to otázka poměrně podstatná. Stejně jako jsou drahé velké černobílé laserové tiskárny, protože musí být podstatně spolehlivější, tak jsou dražší i ty barevné. Jenže barevná tiskárna obsahuje nejméně další tři tonery, a tudíž i další součástky navíc, na které jsou kladeny vysoké nároky na spolehlivost. U velké barevné laserové tiskárny se totiž předpokládá velký objem tisku jak v černobílém, tak barevném režimu. Za luxus barevného tisku tedy platíte desítky tisíc korun, jak ostatně můžete vidět přímo v naší přehledové tabulce. Nyní tedy přichází ke slovu otázka, zda opravdu plánujete velký objem i pro barevný tisk. Často totiž vychází podstatně levněji nákup dvou tiskáren – jedné velké pro černobílý tisk a jedné určené spíše pro segment SoHo či SME schopné tisknout i barevně. Zatímco při nákupu tiskáren do firmy případný dodavatel má dostatek času a prostoru na tuto možnost upozornit a s klientem detailně probrat jeho skutečné nároky na barevný tisk, tak ve státní a veřejné správě to díky nutnosti vypsat výběrové řízení s jasně deklarovanými podmínkami a požadavky již možné není. Je proto na vás, abyste před případným nákupem velkých tiskáren důkladně zvážili, zda opravdu potřebujete velkoobjemovou barevnou tiskárnu, a nebo zda bude lepší používat tiskárny dvě, ale podstatně levněji.

LED versus laser

Velká řada výběrových řízení na tiskárny zní poměrně nekompromisně – barevná či černobílá laserová tiskárna. Zadavatelé se tím však velice často naprosto nevědomky připravují o celou řadu kvalitních tiskáren od společností, jako je OKI či Océ, které využívají pro tisk technologii LED. LED (Light Emitting Diode) je elektronická součástka, která změní celé toto století, a to i přesto, že je známá již desítky let. Zaznamenává totiž nevídaný vývoj a technologický pokrok. LED se používají ve světlech automobilů, na výrobu displejů, jako svítidla (namísto žárovek) a v posledních letech také namísto laserů – a to nejen v tiskárnách, ale také v optických datových sítích. LED jsou oproti laserům řádově menší, řádově spolehlivější, řádově méně náročné na spotřebu a řádově levnější. Tyto vlastnosti se pak samozřejmě přenášejí i do jejich praktických aplikací, včetně tiskáren. Technologie LED tedy v oblasti tisku za stejné výrobní náklady nabízí menší rozměry tiskárny, vyšší spolehlivost, vyšší rozlišení a nižší spotřebu. Uvedený předpoklad „za danou cenu“ je přitom klíčový, neboť laserové tiskárny jsou, vyjma spotřeby a rozměrů, schopné dosahovat de facto  identické kvality, rychlosti a spolehlivosti jako LED tiskárny. U velkých tiskáren je navíc technologie tisku poněkud druhořadá. Je ale škoda nechat se připravit při výběrovém řízení o nabídku od dalších firem kvůli nevhodně zadanému výběrovému řízení znějícímu pouze a jen na laserové tiskárny. LED a laserové tiskárny totiž nabízejí v podstatě identickou kvalitu tisku, ale LED používají jiní výrobci než laser a jak známo, každý výrobce do svých velkých tiskáren přidává unikátní technologie, které mohou značně usnadňovat práci s tiskárnou v daném prostředí. Navíc také platí, co výrobce, to jiné portfolio programů pro financování tiskáren.

Novou velkou tiskárnu můžete mít bez koruny v kapse

Způsoby financování velkých tiskáren jsou zcela odlišné od těch, které se aplikují standardně v obchodě s tiskárnami. I když si takovou velkou tiskárnu můžete koupit a následně se pak o ni starat tak, jak jste tomu zvyklí u malých tiskáren, tento způsob se příliš nepoužívá. Velké tiskárny je totiž možné pořídit bez koruny v ruce, a to buď na leasing, a nebo formou ekonomického pronájmu. Při této formě si s dodavatelem smluvíte pevnou cenu za vytištěnou stranu a to je pak jediné, co také za provoz tiskárny platíte. Požadovanou tiskárnu a příslušenství dodá prodejce, stejně tak dodává i spotřební materiál (tonery, tiskové válce, eventuálně i papíry, obálky apod.) a stará se o servis. To, že tiskárna něco potřebuje, zjistí bez vaší účasti např. pomocí vestavěného GSM modulu či e-mailem. Jedná se o identickou formu financování, na kterou jste byli zvyklí dříve u provozování velkých kopírek. Ostatně tento způsob financování do oblasti tiskáren přinesly právě firmy, které své podnikání z oblasti kopírek rozšířily také na tiskárny.

Full service dostanete i při nákupu nebo leasingu

Pokud je pro vás z nějakého důvodu (například na konci roku) výhodnější koupit tiskárnu na leasing, a nebo v hotovosti, tak se rozhodně nemusíte bát, že byste se o tiskárnu museli starat sami. Prodejci, potažmo přímo výrobci nabízejí podobně jako u počítačů či serverů možnost dokoupit nejrůznější servisní programy, takže v případě poruchy rozhodně nezůstanete bez tiskárny. Navíc existují specializované firmy, které poskytují komplexní služby v oblasti dodávek spotřebního materiálu přímo až do „domu“ podobně jako tak činí prodejci při ekonomickém pronájmu. Tyto služby navíc často nabízí i přímo prodejci velkých tiskáren. Pro všechny varianty financování tak máte k dispozici identické služby.

Jak vybírat velkou tiskárnu

U velkých tiskáren by měly být primárním rozhodovacím faktorem požadavky těch, kteří je budou používat. Institut výběrového řízení je zde, což platí opravdu málokdy, ideálním rozhodovacím nástrojem. Úředníci totiž mají často požadavky, které výrobci na svých stránkách málokdy uvádějí – ať již jsou to požadavky na tisk na speciální druhy tiskových médií (typicky formuláře technické, řidičské či občanské průkazy), schopnost přesného tisku do konkrétních formulářů či schopnost tisknout v nějakém málo frekventovaném tiskovém jazyku. Často hraje důležitou roli i rychlost tisku první strany, kapacita podavačů či technologické okraje (tzn. okraje, na které nelze tisknout). Podmínky pro velké tiskové řešení by pak vedle těchto požadavků plynoucích od úředníků měly klást požadavky také na parametry servisu, dodávku a ceny spotřebních materiálů (zejména tonerů, tiskových válců apod.) a schopnost regulovat a monitorovat soukromé tisky. Nezřídka budou hrát roli také prostorová náročnost, hmotnost, spotřeba a hlučnost. Takovou tiskárnu je totiž někam nutné umístit a provozovat a je dobré vědět ještě před jejím nákupem, kam přesně ji budete dávat.

Martin Zikmund