Informační systémy jsou nedílnou součástí moderních společností, ale také moderních orgánů státní a veřejné správy, které se připravují nebo již zavádějí eGovernment. Jejich úloha při cestě k eGovernmentu je totiž klíčová. Není však informační systém jako informační systém, navíc některé typy IS sice nevedou přímo k eGovernmentu, ale za to jsou jasnou cestou k úsporám. Co jsou tedy informační systémy ve veřejné správě?

Co jsou to informační systémy

Informační systém si lze v obecné formě představit jako soubor databází, sdružujících nejrůznější informace v systematizované formě, a databázových nástrojů, které tyto informace dokáží dále třídit, vyhodnocovat, doplňovat a zpracovávat. K tomu, aby informační systém byl schopen těchto nástrojů využít, potřebuje informační a komunikační technologie. Pokud bychom měli podobu informačního systému poněkud konkretizovat, pak se jedná o program (či soubor programů) instalovaný na serveru, ke kterému se prostřednictvím počítačové sítě vzdáleně přistupuje s využitím klientských aplikací. Tyto klientské aplikace mohou mít buď formu specializované aplikace nainstalované na počítači, anebo běžného webového rozhraní, se kterým pracujete prostřednictvím webového prohlížeče. Právě pomocí těchto aplikací se do informačního systému jednak postupně zadávají informace v systematizované formě a jednak se prostřednictvím nich přistupuje k výstupům informačního systému (např. souhrnné grafy, klíčové ukazatele apod.). Data, se kterými informační systém pracuje, jsou ukládána do databáze. Ta může být buď přímo integrována v informačním systému, anebo je umístěna v externím databázovém serveru (aplikaci), který může být nainstalován i na jiném fyzickém serveru, než je instalován informační systém. Je také možné, aby k jedné databázi sdružující všechny strukturované informace přistupovalo i více informačních systémů najednou, které by vždy pracovaly jen s tou částí informací, kterou samy potřebují. V takovém případě namísto databáze hovoříme o tzv. datovém skladu. Existuje několik různých kategorií informačních systémů, které na sebe vzájemně hierarchicky navazují. Každá z kategorií má přitom jiný úkol, ale často pracuje se stejnými informacemi jako kategorie jiná. Informace mezi jednotlivými IS je tedy často třeba sdílet prostřednictvím společného datového skladu, anebo umožnit jednomu IS přímo přistupovat k informacím uloženým ve druhém IS. Často jsou však jednotlivé kategorie informačních systémů sdruženy v jedné jediné aplikaci, které se dnes často poněkud nesprávně říká ERP (Enterprise Resource Planning). Klíčový problém však spočívá v tom, že každý ERP systém ve skutečnosti sdružuje různé kategorie IS. Existují produkty, které dokáží postihnout de facto úplně všechny kategorie popsané níže a existují také produkty, které obsahují třeba jen MIS a EIS. Díky tomu je orientace mezi jednotlivými ERP systémy poněkud obtížná.

Informační systémy a jejich kategorie

Pojďme se tedy podívat na to, jaké kategorie informačních systémů ve skutečnosti existují a v čem nám tyto informační systémy mohou pomoci.

EIS

Executive Information System či také někdy Executive Support System je kategorie informačních systémů, která má za úkol poskytovat klíčové informace managementu společnosti potažmo vedení úřadu. Tyto informace se obvykle předávají ve formě KPIs (Key Point Indicator) neboli klíčových ukazatelů či případně pomocí stále populárnějších balanced scorecards. Hlavním úkolem EIS je tedy na základě obrovského počtu informací dát vedoucím pracovníkům k dispozici stručný přehled o klíčových ukazatelích a také o vývoji a stavu klíčových oblastí.

DSS

Decision Support System je kategorie informačních systémů, která slouží jako nástroj pro podporu manažerského rozhodování. Jedná se o interaktivní aplikaci, která pracuje nejen se současnými a minulými daty, ale která umožňuje také vytvářet statistické předpovědi vývoje (tzv. forecasty) a umožňuje také hledat souvislosti mezi různými typy dat (tzv. business intelligence).

MIS

Management Information System je informační systém, který sdružuje, třídí a zpracovává všechny klíčové strukturované informace společnosti či úřadu. MIS obvykle dokáže zpracovávat a analyzovat velké objemy dat a zpracovává také všechna ekonomická data. Jeho úkolem je poskytovat všem pracovníkům přesně ty informace, které ke své práci potřebují, a umožnit vedoucím pracovníkům kdykoliv třídit a procházet všechny zpracovávané informace (např. výdaje podle jednotlivých nákladových středisek, typů položek, četnosti nákupů apod.).

Operativní IS

Operativní informační systémy jsou skupinou informačních systémů určených pro každodenní zpracování běžných transakcí ve firmě či na úřadě. Jejich úkolem je zajistit standardizaci procesů. Obsahují tedy v sobě také správu workflow a popis firemních procesů. Úkolem těchto systémů je tedy zajistit například to, že pokud přijde na úřad dokument pro odbor XY, který se řídí správním řádem, daný odbor bude na tento dokument upozorněn a bude ohlídána i příslušná správní lhůta. Do této kategorie se řadí informační systémy jako CRM (Customer Relationship Management), TPS (Transcation Processing System), GIS (Geographic Information System), RIS (Reservation Information System) apod.

KMS

Knowledge Management System (někdy označovaný také jako Knowledge Work System) má za úkol sběr, třídění, šíření a analýzu znalostí a dovedností jednotlivých pracovníků, oddělení a složek. Své uplatnění nachází zejména u technologických firem, v lékařství ale také například při čerpání evropských dotací, kdy je pomocí KMS možné vyhledávat podobnost a sdílet zkušenosti z přípravy jednotlivých projektů. Řadí se sem také krizové informační systémy, jejichž úkolem je sdružovat informace veřejné správy pro případ vzniku krizového stavu v daném regionu. KMS mohou obsahovat i systémy umělé inteligence, které samy dále s informacemi pracují (např. u systémů kontroly podvodného účtování lékařských úkonů u zdravotních pojišťoven anebo např. při propojování informací z GIS, údajů o průtocích řek a evakuačních plánů). Díky KMS je tak možné zamezit tomu, aby se řešení některých složitějších úkolů vymýšlelo dvakrát.

OIS

Office Information System je informační systém, který má za úkol zajistit podmínky pro běžnou kancelářskou práci zaměstnanců, zejména výměnu a sdílení informací, výměnu, sdílení a předávání dokumentů apod. Řadí se sem tedy jak Document Management systémy, tak například systémy pro týmovou spolupráci, sdílení kalendářů apod.

Proč si pořizovat informační systémy

Jak jsme si nyní ukázali, tak informační systémy umějí ze zadaných informací získávat informace zcela nové, které mají obvykle pro nás, coby uživatele informačního systému, onu skutečnou hodnotu. Informační systém umí mezi daty hledat souvislosti, umí je rychle třídit a umí je také mezi sebou porovnávat. Dokáže tedy ve spoustě ohledů totéž co člověk, ale dokáže to udělat rychle, bezchybně a i s extrémně velkým objemem informací a počtem zdrojů. Na druhou stranu informační systém dokáže přinést vždy jen tak dobré a přesné informace, jak dobré a přesné jsou podklady, ze kterých při své práci vychází. Při využívání informačních systémů je tak naprosto nezbytné zajistit přesné zadávání dat, neboť jinak by přínos informačního systému mohl být i značně negativní. Informační systémy dokáží poskytnout svým uživatelům v zásadě dvě výhody – vyšší efektivitu práce a úsporu nákladů. Vyšší efektivita práce vyplývá přitom ze dvou skutečností – jednak již není potřeba manuálně zpracovávat data (např. v Excelu či Accessu), neboť ta jsou již zpracovávána zcela automaticky a obvykle na výkonnějším počítači (serveru), a jednak je možné činit veškerá rozhodnutí vždy na základě aktuálních dat. Zpoždění, ke kterému přitom při absenci informačního systému dochází, často bývá poměrně dlouhé, zejména pokud jsou data získávána z velkého množství zdrojů. V některých oblastech tak informační systém může mít jen díky tomu, že pracuje s aktuálními daty, značné ekonomické přínosy (např. při optimalizaci cashflow). Informační systémy však dokáží přinést i významné úspory nákladů. Na zpracování informací totiž již nemusí pracovat živí lidé a i na případné analýzy stačí po nasazení DSS a EIS podstatně méně zaměstnanců. Informační systémy (zejména MIS) navíc dokáží také vyhodnocovat pracovní výkony jednotlivých zaměstnanců i jednotlivých oddělení a umějí také vztáhnout příjmy (či kvantifikovatelné přínosy) na konkrétní zaměstnance. Díky tomu je tak možné rozloučit se s nevýkonnými zaměstnanci a zkušenosti těch výkonných naopak např. prostřednictvím KMS sdílet s ostatními. V oblasti zejména operativních informačních systémů je také velkým přínosem možnost aplikace tzv. best practices neboli nejlepších pracovních postupů coby standardu v dané firmě či úřadu. Zaměstnanec, jehož produktivita je v dané oblasti činnosti nejvyšší, jen popíše své pracovní postupy IT oddělení či implementačnímu partnerovi a ten daný pracovní postup nastaví v operativním IS coby standardizovaný proces, kterým se budou řídit od té chvíle všichni zaměstnanci v dané oblasti.

Informační systémy šetří náklady a zvyšují efektivitu

Investice do informačních systémů obvykle nebývá nízká, nicméně v naprosto drtivé většině případů se také investorovi rychle vrátí. Při implementaci se však rozhodně nesmí podcenit úloha zaměstnanců při tvorběa nastavení procesů a nesmí se také podcenit jejich osvěta, neboť není nic horšího než perfektně fungující informační systém pracující s nesprávnými daty. Pokud tyto kroky nepodceníte a zvolíte vhodný informační systém a schopného implementačního partnera, pak vám informační systémy pomohou snížit náklady a zvýšit efektivitu práce a potažmo také spokojenost občanů se „službami“ úřadu. V oblasti státní správy přitom informační systémy navíc přinášejí ještě bonus v podobě podpory rozvoje eGovernmentu, neboť aby bylo možné informace mezi jednotlivými úřady sdílet a elektronickou formou je zpřístupnit občanům, je nezbytné, aby v této elektronické formě nejprve vůbec byly k dispozici. A právě implementace informačního systému obvykle přímo implikuje vytvoření příslušné databáze a vytváření příslušných dat v elektronické formě. Díky tomu je také v řadě případů možné na nasazení informačních systémů, respektive modernizaci veřejné správy čerpat evropské dotace.

Martin Zikmund