O videokonferencích se v dnešní době mluví čím dál častěji. Jejich rozvoji totiž masivně pomohla finanční krize, rozšíření webkamer do většiny notebooků i pokles cen videokonferenčních zařízení. Videokonference přitom umí šetřit čas i peníze a otevírají zcela nové možnosti komunikace. Proto se často uplatňují i v malých firmách a dostávají se i do státní a veřejné správy.

Přenos samotného hlasu nic neřeší

Videokonference mají za úkol umožnit propojení dvou a více osob na dálku, kdy je vedle hlasu přenášen také obraz. Ten je pro plnohodnotnou mezilidskou komunikaci kritický. Samotná slova a jejich obsah tvoří totiž zhruba jen 10 % komunikace. To lze snadno dokázat pomocí vět, jako jsou: „To máme dneska hezky,“ nebo „Dneska by to šlo.“ Bez dalších složek komunikace si lze jen těžko dovodit, co je ve skutečnosti tímto konstatováním myšleno, přičemž význam může být často dosti odlišný. Dalších 30 % komunikace jde na vrub intonaci, hlasitosti a tónu našeho hlasu. Tady třeba telefon hodně zaostává, protože lidský hlas neúměrně zkresluje tím, že ho ořezává pouze na malou část akustického pásma od 300 do 3 400 Hz. Videokonferenční zařízení přitom běžně pracují s pásmem pro přenos hlasu širokým 7 kHz a někdy i více. Díky tomu tak z těchto 30 % komunikace získá protistrana podstatně větší díl. Totéž přitom nabízejí i profesionální audiokonferenční řešení či profesionální řešení pro tzv. unified communications (viz dále). Úplně největší díl komunikace – konkrétně 60 % – však tvoří řeč těla – gestikulace, mimika, to, kam se díváme, jak sedíme, jak se pohybujeme, kam nebo co ukazujeme, atd. Pokud se tedy při komunikaci na dálku ochudíme o video, rázem ztrácíme většinu informace, kterou nám protistrana vlastně říká.

K čemu jsou videokonference

Hlavním úkolem videokonferencí je však zprostředkovat ještě mnohem víc, než pouhé „videotelefonování“ mezi dvěma a více lidmi. Cílem je v maximální možné míře nahradit osobní přítomnost daného člověka. Proto jsou videokonference dnes i o sdílení plochy na počítači, sdílení slidů z prezentace, o virtuálních flipchartech, na které mohou aktivně přispívat všichni účastníci videokonference či o kamerách

pro snímání produktů či obrazovek mobilních telefonů. Cílem je tedy umožnit nejen mezilidskou komunikaci, ale nabídnout vše tak, jako byste seděli s daným člověkem v jedné místnosti. A tohle všechno je dnes už bez problémů možné.

Videokonference jako hardware

Videokonferenční zařízení můžeme rozdělit do dvou velkých skupin. Tou první a historicky starší jsou hardwarová videokonferenční zařízení. Ta jsou vhodná zejména pro zasedací místnosti, kde na každé straně videokonference sedí více účastníků najednou. U těchto zařízení je vhodné také rozlišovat mezi těmi, která jsou určena pro vybavení běžných konferenčních místností a těmi, která jsou přímo šitá na míru určitým konstelacím konferenční místnosti připravené výlučně pro videokonference. Tu první kategorii reprezentují obvykle zařízení, která pro zobrazení obrazu protistrany využívají běžný projektor či velkoplošný displej, a pro získání obrazu využívají kameru, která je dnes již celkem běžně otočná a s optickým zoomem. Obě tyto funkce přitom ovládá protistrana na dálku tak, aby mohla vždy „koukat“ do obličeje tomu, kdo zrovna hovoří. Existují i specializovaná zařízení pro záznam obrazu a zvuku, která se umístí doprostřed stolu a automaticky přepínají zdroj obrazu na toho, kdo právě hovoří. V dnešní době je ale již také možné, aby příslušně vybavená videokonferenční místnost nabízela úplný obraz protistrany na „druhé straně“ stolu v poměru 1:1, díky čemuž se videokonference již opravdu dostává na úroveň osobního styku. K provozu videokonferenčních zařízení pak už není nic potřeba. Jednotlivá videokonferenční zařízení (minimálně od stejného výrobce) se umí propojit přímo na základě znalosti své IP adresy. Videokonferenční zařízení, díky tomu, že jsou obvykle spíše statického charakteru, si mohou dovolit poskytovat poměrně kvalitní obraz (kamera může být větší s kvalitnější optikou a výbornou světelností). Samozřejmostí je dnes rozlišení obrazu Full HD (tj. 1920×1080 bodů). Pokročilejší hardwarová videokonferenční zařízení dnes nabízejí také možnost propojit se například s uživateli notebooků s webkamerou,kteří se nacházejí na cestách.

Videokonference jako software

Videokonference lze však v dnešní době řešit také čistě na softwarové bázi, kdy se v maximální možné míře využívá existující hardware. Obraz se tedy promítá přímo na monitor počítače či notebooku, zvuk se přehrává z reproduktorů a k záznamu obrazu i zvuku se využívá webkamera. Některé pokročilejší softwarové nástroje nicméně nevylučují připojení i profesionálnějších hardwarových zařízení vhodných pro konferenční místnosti. Primárně je však výhodou softwarových videokonferencí jejich snadné, levné a rychlé nasazení (obvykle stačí jen doinstalovat potřebný software, protože zvuková karta, displej i webkamera je dnes součástí téměř každého notebooku). Na druhou stranu videokonference u počítače či notebooku je vhodnější spíš pro mobilní uživatele a pro setkání více stran s jedním, či maximálně dvěma účastníky. Pro skutečná konferenční jednání třeba pěti, deseti lidí na každé straně, je už potřeba adekvátně připravená a vybavená konferenční místnost.

Videokonference jako náhrada osobního jednání

První oblastí, kde můžete s videokonferencemi začít šetřit, je nikoliv překvapivě náhrada osobního jednání. Pravdou však je, že tato výhoda je nejmarkantnější zejména u nadnárodních korporací, které takto ušetří

během jediného měsíce na letenkách a dietách třeba i statisíce. Ušetřit s videokonferencemi však mohou i ryze české firmy a tím pádem i úřady. S rostoucí cenou pohonných hmot se totiž začínají prodražovat třeba i pravidelná jednání zaměstnanců brněnské či ostravské pobočky v Praze a naopak. Navíc do nákladů na cestování je potřeba započítat nejen náklady na PHM a amortizaci vozidla, ale také náklady na diety a zejména na čas strávený cestou. Zaměstnanci totiž na jednání jedou v pracovní době a za sezení v autě tak mohou pobírat několik set až tisíc korun za každou hodinu, kdy neodvádí pro firmu či úřad žádnou práci anebo, pokud po cestě pracují třeba na notebooku, jsou při nejmenším méně produktivní. Právě dlouhé doby přejezdu mohou ve finále představovat mnohem větší náklad, než samotná cesta, zejména při častých přejezdech po Praze.

Videokonference pro školení

Videokonference jsou však také ideálním nástrojem pro školení. Možnost najednou vidět prezentaci, přednášejícího i případně elektronickou „tabuli“ doplněná navíc omožnost záznamu celého školení a možnost případné interakce s přednášejícím dokáže ve skutečnosti nabídnout mnohem víc, než školení s osobní přítomností daného člověka. Navíc interakce se školitelem mohou být jak všeobecného charakteru, kdy všichni slyší všechny, tak charakteru osobního, kdy se školitel může věnovat výlučně konkrétnímu studentovi. To vše s možností úplné eliminace cestování a s možností přehrání si záznamu kdykoliv v budoucnosti. Videokonference v oblasti školení přitom zažívají obrovský boom zejména v oblasti vzdělávání – a to jak na univerzitách (zatím bohužel spíš v zahraničí), tak třeba v neziskových organizacích, které je využívají ke školení handicapovaných, pro které je osobní účast na školení problematická nejen kvůli ceně dopravy a ztracenému času. Právě v neziskovém sektoru se přitom videokonference pro oblast školení využívají hned v několika organizacích. Přednost zde přitom mají spíše ty softwarové, pro které může získat klientskou aplikaci handicapovaný snadno i na dálku, aniž by si ke svému počítači musel cokoliv přikupovat. Elektronická školení přitom mají velký smysl i v komerčním sektoru a státní správě, vždyť na každém pracovišti existuje minimálně povinné každoroční školení

BOZP, které je každý rok o tomtéž. Ve spoustě úřadů a firem však existují i desítky dalších školení, jejichž obsah se v zásadě nemění a kterými si musí zaměstnanci projít. Takhle si jimi ale mohou projít v okamžiku, kdy na ně mají čas, anebo třeba z domova. Nemusí se kvůli nim v předepsaný čas nikam sjíždět a nemusí kvůli nim v práci chybět v době, kdy je to nejméně potřeba.

Videokonference a nové možnosti komunikace

Do teď jsme se bavili pouze o tom, jak videokonference umějí nahradit osobní kontakt a osobní přítomnost a tím nám ušetřit peníze. Jenže videokonference umějí ještě mnohem více, dokáží změnit způsob, jakým komunikujeme a přinést nám zcela nové možnosti. To platí zejména, pokud jsou kombinovány se softwarovými nástroji, případně s řešením pro unified communication (sjednocenou komunikaci), které vedle videokonferencí nabízí také audiokonference, telefonování a případně také instant messaging. Díky těmto nástrojům totiž získáte výhodu „osobního“ kontaktu i s lidmi, kteří jsou neustále na cestách (třeba i daleko v zahraničí) a/nebo s lidmi, kteří jsou velmi časově vytížení. Půlhodinová videokonference totiž každému zabere právě 30 minut. Nemusí kvůli ní nikam cestovat a nemusí kvůli ní ani přecházet do jiné kanceláře, což samo o sobě v rozlehlejších budovách může při cestě tam a zpět představovat třeba 20 minutový výlet. Firmy i úřady, které využívají videokonference, se tak mohou stát výrazně flexibilnější, což je ve státní sféře důležité zejména při řešení krizových situací, ať už na úrovni státu nebo na úrovni kraje či obce s rozšířenou působností. Velkou budoucnost právě díky možnosti relativně snadno, rychle a levně kontaktovat špičkového experta, mají videokonference také vmedicíně, kde se využívají pro školení lékařů i mediků anebo ve spojení se specializovanými operačními roboty přímo k provádění náročných operací na dálku. Dostáváme se k otázce, jak vybrat správné videokonferenční zařízení. Začít byste totiž měli od samotného konce – tj. Identifikace oblastí, pro které chceme videokonference využívat. S tím nutně bude souviset i změna některých procesů a zaběhnutých zvyklostí, protože např. s papírovými podklady na videokonferenci příliš nepochodíte. Dalším krokem by mělo být ideálně odhad potenciálních úspor na dobu řekněme tří let, včetně započtení nákladů na čas a včetně uvážení využití nových možností, které videokonference otevřou. Z toho by měl vyplynout smysluplný rozpočet, který bude na pořízení videokonferenčního vybavení použit. Pak by teprve měla přijít otázka výběru vhodného řešení a otestování možností stávající telekomunikační infrastruktury. Není také od věci, pokud máte možnost si dané řešení pro videokonference také předem vyzkoušet. Výsledkem výběru by pak mělo být takové řešení, které bude uživatelsky co nejjednodušší (aby se skutečně využívalo), bude cenově odpovídat očekávaným úsporám a bude respektovat možnosti vaší telekomunikační infrastruktury. To, jestli se bude jednat o hardwarové či softwarové řešení přitom není až tak podstatné a záleží to trochu i na osobní preferenci a schopnostech jeho budoucích uživatelů.

Martin Zikmund, IT specialista