Díky rozvoji nových technologií je stále snazší vzdát se neobratné manipulace s papírovými dokumenty a vydat se vstříc přehlednému a snadno přístupnému světu digitálních dokumentů.

Od roku 2007 běží podpora digitalizace státní správy v rámci Integrovaného operačního programu, který je v gesci Ministerstva pro místní rozvoj a nabízí například podporu „elektronizace služeb veřejné správy, a to zejména formou elektronizace procesních postupů u jednotlivých agend v oblasti justice, daňové a celní správy, kultury, vzdělávání, zdravotnictví, dopravy, zaměstnanosti, sociální péče, hospodářství a archivnictví“ a dále také podporuje mimo jiné „digitalizaci vybraných datových zdrojů, jejich zpřístupňování (vč. ochrany a zpřístupnění publikovaných digitálních dokumentů) a dlouhodobé ukládání včetně podpory vybavení.“

Jaké konkrétní kroky však v tomto směru podniknout a co můžete pro svou instituci získat?

Na základní úrovni můžeme digitalizaci rozdělit na digitalizování stávajícího archivu a průběžnou digitalizaci příchozích a odchozích dokumentů.

Digitální archiv je efektivnější

Digitalizace stávajícího archivu je z hlediska objednatele jednodušší v tom, že se často jedná o jednotlivou zakázku. Při vyhlašování výběrového řízení je dobré dát pozor na zadávací dokumentaci, která by měla co nejlépe specifikovat výchozí i cílový stav. K tomu je dobré vědět, co může digitální archiv nabídnout.

Správně fungující digitální archiv vypadá zhruba tak, že papírové dokumenty mohou být buďto skartovány, nebo archivovány v úsporných krabicích na bezpečném místě, v případě nutnosti zachování originálů. Veškerá důležitá data potom existují v digitální podobě na dobře zabezpečeném úložišti.

Metadata jako klíč k efektivitě

Každý dokument v elektronickém archivu by se měl skládat z vlastního naskenovaného dokumentu a přidružených metadat. Metadata jsou zjednodušeně řečeno strukturovaným popisem dokumentu, který usnadňuje vyhledávání a třídění. Tedy něco jako digitální knihovnický štítek.

Metadata mohou obsahovat například jméno dokumentu, označení korespondence, osobu nebo i samotný obsah dokumentu ve strukturované podobě. V takto připravených datech je možné vyhledávat podle jakéhokoli slova v textu, nejen podle názvu nebo spisové značky. To umožňuje snadnou dohledatelnost dokumentu i v případě chyby během katalogizace.

Digitální dokumenty jsou vždy po ruce

K digitálním dokumentům může na rozdíl od jejich papírové verze přistupovat více osob ve stejném čase. Práci s každým dokumentem navíc řídí přesně dané sady oprávnění, které mohou určit, kdo smí daný dokument upravovat, kdo do něj může pouze nahlížet, nebo kdo například vůbec nemá zjistit, že existuje.

Dokumenty navíc netrpí ztrátami kvality nebo čitelnosti v důsledku nešetrné manipulace, ani nepodléhají povětrnostním vlivům, jako je například vlhkost či sluneční svit. Pokud je třeba archivovat papírové originály, je možné využít uchování v dobře zabezpečených boxech a v případech, kdy není nutné použít originál, omezit manipulaci s nimi. Digitalizovaný archiv zároveň usnadňuje případné stěhování nebo zabezpečení proti živelným pohromám.

Kroky k digitálnímu archivu

Pokud začínáte o digitalizaci uvažovat, prvním krokem bude patrně příprava zadávací dokumentace a výběrového řízení. Uchazeči by každopádně měli ve svých nabídkách vycházet z analýzy současného stavu, o kterou by se měl opírat návrh optimální procedury.

Samotné fungování elektronického archivu je potom zajištěno buďto formou služby, kdy poskytovatel zabezpečuje kompletní běh elektronického archivu za pravidelnou odměnu, nebo formou instalace, kdy instituce zakoupí potřebný hardware a provozuje jej na vlastní náklady.

Průběžná digitalizace a kompletní digitální oběh

Oproti víceméně jednorázové investici do digitalizace statického archivu je přechod na digitální koloběh dokumentů záležitostí dlouhodobé strategie. Díky moderním technologiím automatického vytěžování dat lze například i z ručně vypisovaných formulářů vytěžit 80 až 90 % dat automaticky. Přímo úměrně tomu následně klesá náročnost na lidskou práci.

Model digitální podatelny

V instituci velikosti a významu ministerstva může mít průběžná digitalizace dokumentů formu digitální podatelny. V takové podatelně se zpracovává příchozí pošta včetně její kategorizace a skenuje se do elektronické podoby. Podatelna zároveň obsluhuje datové schránky a zpracovává veškerou odchozí poštu.

Většina ministerstev má i několik dislokovaných výkonů státní správy, nejčastěji na úrovni krajů, ve kterých může rovněž probíhat zpracování pošty. Všechna tato pracoviště mají zároveň přístup do stejného úložiště dokumentů, ve kterém mohou rychle a pohodlně přistupovat ke všem dokumentům, k nimž mají oprávnění. Nejčastěji se bude jednat omodel instalace, kdy dodavatel dodá do jednotlivých odborů i podatelny hardwarové a softwarové vybavení pro převod dokumentů do digitální podoby, včetně implementace a integrace tohoto řešení do interních informačních systémů. Naskenované dokumenty putují přímo do systému správy dokumentů (DMS), kde se propojují s příslušnými textovými popisky, které vznikají automatizovaným vytěžením informací už při příjmu nebo jejich ručním zadáním. Tím vznikají dokumenty s ucelenou sadou vlastního skenu a příslušných metadat. Dodavatel pak často také zajišťuje kompletní servisní podporu pro skenovací systém.

Výběr správného dodavatele

Pokud se rozhodnete vykročit směrem k digitalizaci dokumentů, je dobré vědět, jak vybrat kvalitního partnera. Kvalitní dodavatel bude určitě vycházet z analýzy konkrétního prostředí a nebude se snažit implementovat standardizované řešení, které často nemusí být vhodné pro specifickou oblast státní správy.

Zároveň by mohlo být přínosem kontaktovat neformálně několik firem již v průběhu přípravy tak, aby zadávací dokumentace poskytovala uchazečům co nejvíce relevantních informací. Svou roli by samozřejmě měly hrát i zkušenosti a reference uchazeče.

Digitalizace přináší výhody

Úspěšně provedená digitalizace přináší zejména úlevu státním i obecním rozpočtům, ale omezí i starosti související se selháním lidského faktoru při přijímání pošty a archivování. Díky širokým možnostem vyhledávání se razantně zkrátí doba dohledávání dokumentů a podrobné sledování toho, kdo a jak nakládá s dokumenty, posílí také osobní zodpovědnost jednotlivých pracovníků.

V Xeroxu máme řadu zkušeností s úspornými realizacemi jak pro velké firmy, jako například T-Mobile, tak i pro střední podniky nebo státní správu. Další informace k tématu naleznete i na našem specializovaném webovém portálu www.dokumentyefektivne.cz.

Pavel Štěpán

obchodní ředitel pro přímý prodej

v České republice a na Slovensku,

XEROX CZECH REPUBLIC, s.r.o