Začíná nový rok 2012 a jako vždy je počátek roku spojen také s novým plánem kontrolní činnosti nejvyšší kontrolní instituce. Často dostávám otázku, na základě jakých informací je plán kontrolní činnosti vytvářen. Odpověď spočívá ve vysvětlení celého procesu přípravy kontrolních akcí. Nejvíce podnětů ke kontrole vychází z vlastní činnosti NKÚ. Během historie od roku 1993 byla vytvořena poměrně rozsáhlá databáze kontrolních zjištění, která je pravidelně doplňována po každé další skončené kontrole. Z této databáze pak je možné čerpat informace o nejčastějších problémech i nejrizikovějších oblastech hospodaření se státním majetkem. Z databáze se také čerpají náměty pro tzv. následné kontroly, což jsou kontrolní akce, které mají ověřit účinnost nápravných opatření zavedených po předcházející kontrole v konkrétní organizaci.

Vedle této databáze je také prováděna pravidelná každodenní analýza dostupných veřejných zdrojů, v nichž se mohou objevit informace o možných rizicích či podezřelých operacích s veřejným majetkem. K takovým zdrojům patří hlavně tištěná či elektronická média. Analyzovány jsou i další materiály, které nepocházejí z veřejných zdrojů, ale jsou podstatné pro fungování státní administrativy. V první řadě jsou to podklady pro jednání vlády, ale také parlamentní tisky nebo opatření jednotlivých ústředních orgánů státní správy.

Třetím zdrojem podnětů pro kontrolní akce jsou tzv. kvalifikované podněty. Podle zákona o NKÚ se parlament, vláda či jejich orgány mohou obrátit na nejvyšší kontrolní instituci s návrhem na provedení konkrétní kontrolní akce. O tom, zda takový návrh bude realizován, však následně rozhoduje Kolegium NKÚ, přičemž jeho rozhodnutí je definitivní. Během existence NKÚ bývalo takových podnětů každoročně několik, zhruba v polovině případů byly kvalifikované podněty rozpracovány do plánu kontrolní činnosti a následně realizovány. Poslední roky přicházejí kvalifikované podněty pouze od sněmovních či senátních výborů, vláda na návrhy kontrolních akcí prakticky rezignovala.

Posledním zdrojem podnětů jsou podání od občanů. Těch bývá každý rok skutečně mnoho, v posledních dvou letech se jejich počet ustálil na více než třech stech. Všechna přijatá podání, ať už jsou přijata písemně, elektronickou cestou (v posledních letech hlavně mailem), osobně nebo jen telefonicky, jsou posuzována z hlediska možné využitelnosti jejich obsahu v kontrolní činnosti NKÚ jako doplňkového informačního zdroje při přípravě podnětů pro plán kontrolní činnosti nebo přímo v rámci probíhajících kontrolních akcí.

Obsah podání od občanů lze rozdělit do tří skupin. První z nich zahrnuje podání spíše soukromoprávního rázu.Jsou to především problémy ve smluvních vztazích, například stížnosti na zdražování bydlení, energií, sociálních a zdravotnických služeb, zároveň přibývá kritiky jejich kvality. Sem můžeme zařadit i stížnosti na kvalitu zboží v obchodech, nespokojenost s vyřizováním reklamací až po stížnosti v oblasti občanského soužití (například rušení nočního klidu a podobně).

Druhou oblastí je kritika veřejné správy a hospodaření s veřejným majetkem a prostředky. V posledních letech roste na nezanedbatelnou úroveň podíl stížností na výkon územní samosprávy. Úplně nově jsou zaznamenávána i podání kritizující využití finančních prostředků z EU. Třetí skupinu pak tvoří podání obtížně věcně zařaditelná. Jsou to především žádosti o informace, ať už podle zákona č. 106/1999 Sb. či bez podpory tohoto zákona, nebo dotazy různého charakteru.

Ze všech těchto informačních zdrojů se postupně skládá rozsáhlý seznam námětů pro kontrolní akce, který se průběžně doplňuje a který je pak předkládán k rozhodnutí Kolegiu NKÚ. Výsledkem je pak schválený plán kontrolní činnosti, který je vždy na běžný rok předán vládě i oběma komorám parlamentu a je také zveřejněn. Plán kontrol pro rok 2012 můžete najít na www.nku.cz.

Cílem kontroly bylo prověřit postupy při hospodaření s prostředky jaderného účtu a také ověřit rozsah a plnění opatření přijatých v návaznosti na zjištění z předchozích kontrolních akcí NKÚ, které se týkaly státních finančních aktiv.

Státní finanční aktiva (dále jen „SFA“) jsou vymezena zákonem o rozpočtových pravidlech. Jejich součástí jsou peněžní prostředky, majetkové účasti státu a pohledávky, které spravuje Ministerstvo financí (dále jen „MF“) a sestavuje o nich určitý přehled označovaný jako bilance SFA. Podle této evidence činila výše SFA k 31. prosinci 2010 více než 300 mld. Kč.

Zákon o rozpočtových pravidlech účinný od roku 2001 navázal na předchozí právní úpravu a zavedenou praxi, kdy MF o tomto majetku neúčtovalo a vedlo o něm pomocné evidence odděleně od ostatního jím spravovaného majetku státu. Účtovat o SFA začalo MF postupně od roku 2008, a SFA se tak stala součástí aktiv vykazovaných v rozvaze MF jako finanční majetek a pohledávky. Tím také do značné míry pominula potřeba zahrnovat veškerý tento majetek do SFA. Například v případě majetkových účastí a pohledávek z poskytnutých půjček a návratných finančních výpomocí se jedná o obdobný majetek, jaký spravují ostatní správci kapitol, aniž by byl zahrnován do SFA. MF navíc vykazovalo v rozporu se zákonem o rozpočtových pravidlech jako SFA i takové peněžní prostředky, které zákonnému vymezení neodpovídaly. NKÚ znovu doporučuje přehodnotit tuto kategorii majetku a ponechat pouze takové části, které mají specifický účel použití, jako např. peněžní prostředky shromažďované na zákonem určených účtech.

V kontrolovaném období byly peněžní prostředky SFA uloženy celkem na 19 bankovních účtech vedených u ČNB, pět z nich MF v letech 2010 a 2011 zrušilo. Při zrušení dvou bankovních účtů SFA naložilo MF se zůstatky těchto účtů způsobem, který právní úprava neumožňovala.

Investování peněžních prostředků do státních dluhopisů má charakter „kvaziinvestování“; dochází k převodům těchto prostředků mezi účty podřízenými souhrnnému účtu státní pokladny. Úrokový příjem z investování prostředků jaderného i důchodového účtu je příjmem státního rozpočtu kapitoly Operace státních finančních aktiv (dále jen „OSFA“) a současně je výdajem státního rozpočtu v kapitole Státní dluh. Při investování repo operacemi se peněžní prostředky převádějí na účty komerčních bank. O takto investované prostředky je nižší stav peněžních prostředků na souhrnném účtu státní pokladny, tím se zvyšují nárokyna zajištění denní likvidity státní pokladny včetně úrokových výdajů.

Kapitola OSFA se od jiných rozpočtových kapitol liší tím, že neobsahuje rozpočtové příjmy a výdaje správce kapitoly, ale podle zákona o rozpočtových pravidlech ji tvoří peněžní operace na účtech SFA s výjimkou operací spojených s obsluhou a umořováním státního dluhu. V roce 2009 představovaly skutečné výdaje kapitoly OSFA částku 1.539,1 mil. Kč, tj. 43,65 % schváleného rozpočtu, v roce 2010 to bylo 261,7 mil. Kč, tj. pouze 10,90 % schváleného rozpočtu. U podstatné části výdajových položek kapitoly OSFA nedocházelo k reálným výdajům, ale k transferům do jiných kapitol státního rozpočtu prostřednictvím rozpočtových opatření, která dlouhodobě tvoří v kapitole OSFA nástroj financování výdajů jiných rozpočtových kapitol.

V kontrolovaném období byly poskytovány zejména obcím ze SFA „mimořádné dotace“ (v roce 2009 ve výši 166,1 mil. Kč a v roce 2010 ve výši 97,48 mil. Kč), které fakticky tvořily „skrytou“ rozpočtovou rezervu pro MF.

O nesprávném nastavení rozpočtového procesu v kapitole OSFA svědčí i skutečnost, že v roce 2009 i 2010 nebyla čerpána podstatná část předpokládaných výdajů této kapitoly.

MF část příjmů a výdajů na účtech SFA v kapitole OSFA nevykazovalo, část příjmů zahrnovalo na nesprávné položky rozpočtové skladby.

V kontrolovaném období MF postupovalo v některých případech v rozporu s účetními předpisy, a nevedlo tak správné, průkazné a úplné účetnictví o skutečnostech týkajících se účetního střediska zřízeného pro kapitolu OSFA.

MF dosud nestanovilo přímou návaznost jednotlivých položek SFA na účty účtového rozvrhu ani metodiku pro sestavení bilance SFA. Nebylo tak možné přímo porovnat údaje zahrnuté do ročních účetních výkazů se stavy položek SFA, jak jsou uváděny v bilanci a ve státním závěrečném účtu.

V rámci této kontrolybyla rovněž ověřena realizace opatření přijatých v roce 2009 na základě výsledků předchozí kontroly NKÚ. Plnění tří z pěti opatření uložených vládou hodnotí NKÚ jako částečné či nedostačující.

Kontrola byla prováděna od května do října 2011. Kontrolováno bylo období let 2009 a 2010, v případě věcných souvislostí i období předcházející a následující. Kontrolovanou osobou bylo Ministerstvo financí. Kontrolní akce byla zařazena do plánu kontrolní činnosti NKÚ na rok 2011 pod číslem 11/09. Kontrolní akci řídila a kontrolní závěr vypracovala členka NKÚ JUDr. Eliška Kadaňová.

Růstové příležitosti dnes leží někde úplně jinde než v EU. Například v Rusku, které stojí na prahu celkové obnovy, je nám jazykově a kulturně blízké a čím dál častěji se objevuje v hledáčku českých exportérů. Konkurence tam je a bude nesmírně tvrdá, ale zkušenost z posledních let ukazuje, že se v ní rozhodně ztratit nemusíme. Sice asi ne ve stejném rozsahu, ale velmi podobně lze nahlížet i na další země SNS, třeba Kazachstán či Ázerbájdžán. Velmi perspektivně se začíná jevit také Turecko, země geograficky téměř za rohem a s obrovským hladem po nových energetických a výrobních kapacitách. Za zmínku určitě stojí také arabské země, zejména v severní Africe, které rovněž mají zcela nepochybně v sobě velký obchodní potenciál.

Je pravda, že tam všude číhají na exportéry větší rizika, mezi nimiž je na prvním místě riziko, že za své zboží nebo služby nedostanou zaplaceno. Ať už jde o nezaplacení vinou politických otřesů, legislativních opatření, nepokojů a dalších jevů v zemi dlužníka, které souhrnně označujeme za rizika politická, nebo vinou platební neschopnosti či neochoty dlužníka zaplatit, což jsou zase rizika čistě komerční. A tady hraje státní úvěrová pojišťovna EGAP nezastupitelnou roli, protože může poskytnout komplexní pojistnou ochranu pro všechny fáze obchodního případu. Zájem o naše služby v posledních letech roste. Nabízíme je všem bankám financujícím export a všem vývozcům bez ohledu na jejich velikost, právní formu a objem vývozu. V první řadě pojišťujeme vývozní odběratelské úvěry se splatností delší než dva roky na financování vývozu investičních celků, energetických, strojních a technologických zařízení, dopravních staveb a investic. Vedle velkých firem, zaměřených na tento typ vývozu, však využívají naše pojistné produkty imalé a střední podniky, kterým navíc ve spolupráci s bankami nabízíme výrazně zjednodušenou, a proto skutečně rychlou variantu pojištění předexportních úvěrů a bankovních záruk.

Naše možnosti přijímat rizika spojená s financováním českého exportu do zemí se zvýšenými politickými a komerčními riziky se odvíjí od výše „regulatorního kapitálu“, který máme k dispozici. S tím, jak rostou pojištěné objemy a současně podíl rozsáhlých obchodních případů financovaných úvěry, jež dlouhá léta zůstávají v naší angažovanosti do úplného splacení, rostou i nároky na tento kapitál. Můžeme ho posílit z rozděleného zisku, ale jedním ze základních požadavků na nás kladených je být prospěšní pro ekonomiku a tedy pokud možno neziskoví, protože jinak bychom snižovali konkurenceschopnost našich exportérů. Druhou a i v zahraničí obvyklejší možností je dotace ze státního rozpočtu. A právě v minulých dnech jsme z ministerstva financí obdrželi jednu miliardu určenou k posílení pojistných fondů. Ministr financí Miroslav Kalousek k tomu mimo jiné řekl: „Česká republika je malá, otevřená a proexportně orientovaná, vývoz je tedy pro nás klíčový. Miliarda korun umožní dále navýšit podporu exportních projektů ze strany EGAP. To znamená tisíce nových či zachovaných pracovních míst.“

Ing. Karel Pleva

předseda představenstva

generální ředitel

Náklady o tisk mohou ve větších firmách a zejména na úřadech tvořit poměrně podstatnou položku rozpočtu. Je proto dobré zajímat se nejen o to, čím jsou tvořeny, ale také tím, jak jejich jednotlivé položky snížit. Cest ke snižování nákladů může být hned několik – novější technologie, hlídání soukromého tisku, přechod na elektronický oběh dokumentů nebo třeba outsourcing tisku.

Kde se rozpouští peníze za tisk

Provozní náklady na tisk obvykle v korporátní i veřejné sféře tvoří největší část celkových nákladů vlastnictví (TCO) tiskových zařízení. Spadají do nich náklady na papír, obálky apod., inkoustové náplně či tonery, tiskové válce, zapékací jednotky a tiskové pásy. Řada organizací se proto snaží řešit snižování nákladů na tisk využitím levnějšího papíru či neoriginálních levnějších tonerů. To však ve skutečnosti řeší problém jen částečně a obvykle za cenu horší kvality tisku. Existuje však celá řada způsobů, jak snížit náklady na tisk, aniž by bylo nutné snižovat jeho kvalitu.

Pravděpodobně platíte víc, než je třeba

Důvodem, proč je možné najít úspory, bez zásahu do kvality tisku, je totiž prostý fakt, že velká část firem a úřadů platí za tisk podstatně více, než by musela. Kupříkladu jen zavedení oboustranného tisku ušetří na papíru polovinu. Aby to ale bylo fakticky možné, je potřeba, aby tiskárna oboustranný tisk zvládala automaticky a bez jakýchkoliv nároků na obsluhu. Manuální otáčení papíru totiž zdržuje a uživatelé ho proto nepoužívají. Tzv. duplexní jednotka, která oboustranný tisk umožňuje, je přitom běžně součástí tiskáren od střední třídy výš. K některým třeba i starším je zase možné ji dokoupit samostatně.

Nové technologie často přinesou úspory

Za tisk však můžete platit víc i proto, že používáte příliš zastaralé tiskárny z dob, kdy se používalo více toneru či inkoustu na jeden tiskový bod. Dříve se také díky vysoké ceně tolik neuplatňovaly laserové/LED tiskárny či tiskárny s tuhým inkoustem. Přitom právě tyto tiskárny nabízejí nejnižší náklady na jednu vytištěnou stranu. Náklady na tisk lze však snížit i kupováním větších tonerů. Tento krok se však nevyplatí u dožívajících tiskáren. U těch je naopak třeba průběžně kontrolovat zbývajících životnost jednotlivých komponent (obvykle ji je možné zjistit z ovladačů tiskárny, případně pomocí vytištění diagnostické stránky) a včas je vyměnit. V dnešní době jsou totiž tiskárny, včetně těch dražších, prodávány pod výrobními náklady s tím, že výrobci se pak „zahojí“ na prodeji tonerů a spotřebního materiálu. Dokoupení některé drahé součástí (např. tiskových válců) tak může ve skutečnosti vyjít mnohem dráž, než pořízení nové tiskárny. Často však nastane problém v tom, že si firma či úřad pořídí velkokapacitní toner těsně před tím, než skončí životnost těch poměrně drahých komponent, takže pak k výměně tiskárny nedojde právě proto, aby se neplýtvalo drahými tonery (zejména u barevných tiskáren, kde jsou tonery celkem čtyři).

Na velikosti tiskových zařízení záleží

Úspory při tisku mohou přinést také velkokapacitní tiskárny či v dnešní době už spíš multifunkční zařízení. Čím více tiskáren ve firmě či na úřadě je, tím větší jsou totiž průměrné náklady na jednu vytištěnou stranu. To je způsobeno celou řadou aspektů. Předně levnější tiskárny nabízejí menší tonery, které jsou dražší. Menší tiskárny však používají také levnější komponenty, které se musejí častěji měnit. Navíc tu máme onen problém s nevyužitými tonery v době, kdy se tiskárna porouchá a pozáruční servis je už příliš drahý. Přirozeně – čím větší množství tiskáren provozujete, tím vícekrát tento problém nastane. Velká tisková zařízení také nabízejí řadu nadstandardních funkcí pro kompletaci dokumentů, tisk formátu A3, lepší funkce pro kopírování, včetně velkokapacitních automatických podavačů dokumentů, možnost automatického tisku na nejrůznější druhy tiskových médií, včetně obálek, atd. To znamená, že velká tisková zařízení šetří nejen na přímých nákladech na tisk, ale také na těch nepřímých – tj. šetří čas úředníkům, a to nejen díky rychlejšímu tisku. Je proto nanejvýš vhodné snažit se najít rozumný kompromis mezi tím, kde nutně musí být opravdu malé tiskové zařízení přímo na místě a kde by bylo vhodné použít spíš větší pro více uživatelů najednou s tím, že budou muset k vytištěným dokumentům nebo ke „kopírce“ udělat pár kroků na víc.

Posvítit si na soukromý tisk se vyplatí

K úsporám však vedou i jiné cesty. Řadu firem a úřadů doslova trápí problém soukromého tisku. To, jak velký tento problém je, přitom obvykle zjistíte, až když ho začnete řešit. U velkých multifunkčních řešení řada výrobců řešení soukromého tisku předpokládá zcela automaticky a nabízí tak například

systém „kreditních“ karet pro soukromé kopírování anebo označování soukromého tisku prostřednictvím software. U menších zařízení je obvykle potřeba sáhnout po komplexnějším softwarovém nástroji, který tisk bude monitorovat. Současné programy přitom umožňují omezit nejen objem tisku, který je možné provést bez schválení nadřízeného, ale také třeba typ tisku. Barevný tisk, který je podstatně dražší než černobílý, je tak možné standardně povolit například jen v těch odděleních, kde může být skutečně potřeba. Obecně lze přitom vysledovat trend povolování soukromého tisku ale s tím, že zaměstnanec se podílí minimálně na zaplacení nákladů na tisk. Zaměstnanci této služby přitom rádi využívají, protože získají přístup k podstatně levnějšímu a kvalitnějšímu tisku než doma. V některých veřejných institucích – typicky ve školách ale také třeba na některých úřadech je pak soukromý tisk nabízen za poplatek i studentům či návštěvníkům úřadu.

Outsourcing může pomoci hodně ušetřit

Cesta ke snížení nákladů na tisk však může jít i po zcela jiné linii – změnou způsobu jeho financování i provozu. Outsourcing tisku dnes patří mezi nejžádanější služby v oblasti tisku. Forem outsourcingu je přitom hned několik. Tou nejkomplexnější známou už desítky let ze světa kopírek je úplný outsourcing. Úřad si objedná určitý měsíční objem tisku a případně i tiskových zařízení, na jejichž základě dodavatel stanoví pevnou cenu za 1 vytištěnou stranu (zvlášť za černobílou a zvlášť za barevnou) a vybere tisková zařízení, které také dodá. Veškerý spotřební materiál pak zajišťuje také sám poskytovatel outsourcingu, a to včetně údržby i servisu. V případě poruchy zařízení je také obvykle stanovena lhůta, do které je nutné problém vyřešit anebo nefunkční tiskové zařízení nahradit jiným stejné nebo vyšší kategorie. Díky tomu, že poskytovatel outsourcingu tisku tuto službu poskytuje třeba stovkám firem a úřadů přitom může dosáhnout na podstatně nižší ceny spotřebního materiálu, než by dosáhl úřad, takže celkově je tisk na úřadě pak někdy i významně levnější (čehož je docíleno i využíváním nových zařízení a technologií tisku). V oblasti outsourcingu tisku se přitom angažují jak přímo výrobci tiskových zařízení, tak i menší specializované firmy. Ty mohou nabízet třeba i jiné formy outsourcingu, kdy převezmou třeba jen dodávky spotřebního materiálu a servis a údržbu.

Nejlevněji vytištěná stránka je ta, co se netiskne

Dalším současným trendem, který jednoznačně pomůže při tisku ušetřit, je snižování objemu tisku jako takového. I sami výrobci tiskových řešení se totiž začali významně angažovat v oblasti elektronického zpracování a oběhu dokumentů. To přitom šetří nejen náklady na tisk, ale hlavně také čas a u větších úřadů i poštovné, kdy už není třeba jeden papírový dokument fyzicky přemisťovat k podpisu více lidem. Nástroje pro elektronické zpracování dokumentů přitom umějí řešit vše, co papírový dokument, a udělají to ještě lépe. Stejně jako u papíru může dokument postupně editovat více lidí, u úprav však bude možné vysledovat kdo, kdy a co přesně změnil a hlavně bude každý záznam i úprava čitelná. Dokumenty podléhající schválení lze zase opatřit příslušnou elektronickou „košilkou“ a dokonce je u sofistikovanějších systémů možné vyřešit automatické připomínání toho, že dokument je potřeba schválit a případně i reportování toho, že příslušný člověk dokument neschválil v termínu. Elektronické systém pro oběh dokumentů navíc, na rozdíl od těch papírových, umožňují získat okamžitý přehled o tom, kde který dokument je, jak dlouho ho ten který úředník v průměru schvaluje, atd.

Elektronické workflow si na sebe vydělá

Do světa elektronického workflow je však možné převést i veškerou další papírovou agendu – dovolené, cestovní příkazy, vyúčtování služebních cest, objednávky, atd. Navíc do těchto systémů je možné zabudovat automatickou logiku pro delegování schvalovacích pravomocí v případě dovolené či nemoci a je možné i zohlednit např. schvalovací pravomoci u faktur či objednávek v závislosti na jejich nominální výši. Využití systémů pro elektronické workflow dokumentů si na sebe vydělá hned několikrát – sníží se objem tisku, zrychlí se veškerá agenda spojená se schvalováním dokumentů a zavede se jednoznačná a lepší kontrola pro schvalování jakýchkoliv dokumentů, čímž se může předejít i řadě potenciálních problémů.

Zamyslete se nad svým tiskem

Zamyslet se nad náklady na tisk se v dnešní době zcela jistě vyplatí. Každý úřad či firma přitom může ušetřit hned v několika oblastech. Aby toho ale docílil, je třeba provést opravdu důkladnou analýzu tiskových potřeb, odpoutat se od některých starých tiskových zařízení (zejména pak inkoustových tiskáren) a zvážit i to, na kolik je vhodné si nová zařízení kupovat anebo třeba využít outsourcing. Vyplatí se však zamyslet se i nad tím, zda náhodou už není čas některou papírovou agendu nahradit systémem pro elektronické workflow dokumentů a tím nezískat třeba i další úspory na čase zaměstnanců, ale také třeba v jiných oblastech.       

Martin Zikmund