Náklady o tisk mohou ve větších firmách a zejména na úřadech tvořit poměrně podstatnou položku rozpočtu. Je proto dobré zajímat se nejen o to, čím jsou tvořeny, ale také tím, jak jejich jednotlivé položky snížit. Cest ke snižování nákladů může být hned několik – novější technologie, hlídání soukromého tisku, přechod na elektronický oběh dokumentů nebo třeba outsourcing tisku.

Kde se rozpouští peníze za tisk

Provozní náklady na tisk obvykle v korporátní i veřejné sféře tvoří největší část celkových nákladů vlastnictví (TCO) tiskových zařízení. Spadají do nich náklady na papír, obálky apod., inkoustové náplně či tonery, tiskové válce, zapékací jednotky a tiskové pásy. Řada organizací se proto snaží řešit snižování nákladů na tisk využitím levnějšího papíru či neoriginálních levnějších tonerů. To však ve skutečnosti řeší problém jen částečně a obvykle za cenu horší kvality tisku. Existuje však celá řada způsobů, jak snížit náklady na tisk, aniž by bylo nutné snižovat jeho kvalitu.

Pravděpodobně platíte víc, než je třeba

Důvodem, proč je možné najít úspory, bez zásahu do kvality tisku, je totiž prostý fakt, že velká část firem a úřadů platí za tisk podstatně více, než by musela. Kupříkladu jen zavedení oboustranného tisku ušetří na papíru polovinu. Aby to ale bylo fakticky možné, je potřeba, aby tiskárna oboustranný tisk zvládala automaticky a bez jakýchkoliv nároků na obsluhu. Manuální otáčení papíru totiž zdržuje a uživatelé ho proto nepoužívají. Tzv. duplexní jednotka, která oboustranný tisk umožňuje, je přitom běžně součástí tiskáren od střední třídy výš. K některým třeba i starším je zase možné ji dokoupit samostatně.

Nové technologie často přinesou úspory

Za tisk však můžete platit víc i proto, že používáte příliš zastaralé tiskárny z dob, kdy se používalo více toneru či inkoustu na jeden tiskový bod. Dříve se také díky vysoké ceně tolik neuplatňovaly laserové/LED tiskárny či tiskárny s tuhým inkoustem. Přitom právě tyto tiskárny nabízejí nejnižší náklady na jednu vytištěnou stranu. Náklady na tisk lze však snížit i kupováním větších tonerů. Tento krok se však nevyplatí u dožívajících tiskáren. U těch je naopak třeba průběžně kontrolovat zbývajících životnost jednotlivých komponent (obvykle ji je možné zjistit z ovladačů tiskárny, případně pomocí vytištění diagnostické stránky) a včas je vyměnit. V dnešní době jsou totiž tiskárny, včetně těch dražších, prodávány pod výrobními náklady s tím, že výrobci se pak „zahojí“ na prodeji tonerů a spotřebního materiálu. Dokoupení některé drahé součástí (např. tiskových válců) tak může ve skutečnosti vyjít mnohem dráž, než pořízení nové tiskárny. Často však nastane problém v tom, že si firma či úřad pořídí velkokapacitní toner těsně před tím, než skončí životnost těch poměrně drahých komponent, takže pak k výměně tiskárny nedojde právě proto, aby se neplýtvalo drahými tonery (zejména u barevných tiskáren, kde jsou tonery celkem čtyři).

Na velikosti tiskových zařízení záleží

Úspory při tisku mohou přinést také velkokapacitní tiskárny či v dnešní době už spíš multifunkční zařízení. Čím více tiskáren ve firmě či na úřadě je, tím větší jsou totiž průměrné náklady na jednu vytištěnou stranu. To je způsobeno celou řadou aspektů. Předně levnější tiskárny nabízejí menší tonery, které jsou dražší. Menší tiskárny však používají také levnější komponenty, které se musejí častěji měnit. Navíc tu máme onen problém s nevyužitými tonery v době, kdy se tiskárna porouchá a pozáruční servis je už příliš drahý. Přirozeně – čím větší množství tiskáren provozujete, tím vícekrát tento problém nastane. Velká tisková zařízení také nabízejí řadu nadstandardních funkcí pro kompletaci dokumentů, tisk formátu A3, lepší funkce pro kopírování, včetně velkokapacitních automatických podavačů dokumentů, možnost automatického tisku na nejrůznější druhy tiskových médií, včetně obálek, atd. To znamená, že velká tisková zařízení šetří nejen na přímých nákladech na tisk, ale také na těch nepřímých – tj. šetří čas úředníkům, a to nejen díky rychlejšímu tisku. Je proto nanejvýš vhodné snažit se najít rozumný kompromis mezi tím, kde nutně musí být opravdu malé tiskové zařízení přímo na místě a kde by bylo vhodné použít spíš větší pro více uživatelů najednou s tím, že budou muset k vytištěným dokumentům nebo ke „kopírce“ udělat pár kroků na víc.

Posvítit si na soukromý tisk se vyplatí

K úsporám však vedou i jiné cesty. Řadu firem a úřadů doslova trápí problém soukromého tisku. To, jak velký tento problém je, přitom obvykle zjistíte, až když ho začnete řešit. U velkých multifunkčních řešení řada výrobců řešení soukromého tisku předpokládá zcela automaticky a nabízí tak například

systém „kreditních“ karet pro soukromé kopírování anebo označování soukromého tisku prostřednictvím software. U menších zařízení je obvykle potřeba sáhnout po komplexnějším softwarovém nástroji, který tisk bude monitorovat. Současné programy přitom umožňují omezit nejen objem tisku, který je možné provést bez schválení nadřízeného, ale také třeba typ tisku. Barevný tisk, který je podstatně dražší než černobílý, je tak možné standardně povolit například jen v těch odděleních, kde může být skutečně potřeba. Obecně lze přitom vysledovat trend povolování soukromého tisku ale s tím, že zaměstnanec se podílí minimálně na zaplacení nákladů na tisk. Zaměstnanci této služby přitom rádi využívají, protože získají přístup k podstatně levnějšímu a kvalitnějšímu tisku než doma. V některých veřejných institucích – typicky ve školách ale také třeba na některých úřadech je pak soukromý tisk nabízen za poplatek i studentům či návštěvníkům úřadu.

Outsourcing může pomoci hodně ušetřit

Cesta ke snížení nákladů na tisk však může jít i po zcela jiné linii – změnou způsobu jeho financování i provozu. Outsourcing tisku dnes patří mezi nejžádanější služby v oblasti tisku. Forem outsourcingu je přitom hned několik. Tou nejkomplexnější známou už desítky let ze světa kopírek je úplný outsourcing. Úřad si objedná určitý měsíční objem tisku a případně i tiskových zařízení, na jejichž základě dodavatel stanoví pevnou cenu za 1 vytištěnou stranu (zvlášť za černobílou a zvlášť za barevnou) a vybere tisková zařízení, které také dodá. Veškerý spotřební materiál pak zajišťuje také sám poskytovatel outsourcingu, a to včetně údržby i servisu. V případě poruchy zařízení je také obvykle stanovena lhůta, do které je nutné problém vyřešit anebo nefunkční tiskové zařízení nahradit jiným stejné nebo vyšší kategorie. Díky tomu, že poskytovatel outsourcingu tisku tuto službu poskytuje třeba stovkám firem a úřadů přitom může dosáhnout na podstatně nižší ceny spotřebního materiálu, než by dosáhl úřad, takže celkově je tisk na úřadě pak někdy i významně levnější (čehož je docíleno i využíváním nových zařízení a technologií tisku). V oblasti outsourcingu tisku se přitom angažují jak přímo výrobci tiskových zařízení, tak i menší specializované firmy. Ty mohou nabízet třeba i jiné formy outsourcingu, kdy převezmou třeba jen dodávky spotřebního materiálu a servis a údržbu.

Nejlevněji vytištěná stránka je ta, co se netiskne

Dalším současným trendem, který jednoznačně pomůže při tisku ušetřit, je snižování objemu tisku jako takového. I sami výrobci tiskových řešení se totiž začali významně angažovat v oblasti elektronického zpracování a oběhu dokumentů. To přitom šetří nejen náklady na tisk, ale hlavně také čas a u větších úřadů i poštovné, kdy už není třeba jeden papírový dokument fyzicky přemisťovat k podpisu více lidem. Nástroje pro elektronické zpracování dokumentů přitom umějí řešit vše, co papírový dokument, a udělají to ještě lépe. Stejně jako u papíru může dokument postupně editovat více lidí, u úprav však bude možné vysledovat kdo, kdy a co přesně změnil a hlavně bude každý záznam i úprava čitelná. Dokumenty podléhající schválení lze zase opatřit příslušnou elektronickou „košilkou“ a dokonce je u sofistikovanějších systémů možné vyřešit automatické připomínání toho, že dokument je potřeba schválit a případně i reportování toho, že příslušný člověk dokument neschválil v termínu. Elektronické systém pro oběh dokumentů navíc, na rozdíl od těch papírových, umožňují získat okamžitý přehled o tom, kde který dokument je, jak dlouho ho ten který úředník v průměru schvaluje, atd.

Elektronické workflow si na sebe vydělá

Do světa elektronického workflow je však možné převést i veškerou další papírovou agendu – dovolené, cestovní příkazy, vyúčtování služebních cest, objednávky, atd. Navíc do těchto systémů je možné zabudovat automatickou logiku pro delegování schvalovacích pravomocí v případě dovolené či nemoci a je možné i zohlednit např. schvalovací pravomoci u faktur či objednávek v závislosti na jejich nominální výši. Využití systémů pro elektronické workflow dokumentů si na sebe vydělá hned několikrát – sníží se objem tisku, zrychlí se veškerá agenda spojená se schvalováním dokumentů a zavede se jednoznačná a lepší kontrola pro schvalování jakýchkoliv dokumentů, čímž se může předejít i řadě potenciálních problémů.

Zamyslete se nad svým tiskem

Zamyslet se nad náklady na tisk se v dnešní době zcela jistě vyplatí. Každý úřad či firma přitom může ušetřit hned v několika oblastech. Aby toho ale docílil, je třeba provést opravdu důkladnou analýzu tiskových potřeb, odpoutat se od některých starých tiskových zařízení (zejména pak inkoustových tiskáren) a zvážit i to, na kolik je vhodné si nová zařízení kupovat anebo třeba využít outsourcing. Vyplatí se však zamyslet se i nad tím, zda náhodou už není čas některou papírovou agendu nahradit systémem pro elektronické workflow dokumentů a tím nezískat třeba i další úspory na čase zaměstnanců, ale také třeba v jiných oblastech.       

Martin Zikmund